Kaip archyvuoti visus senus el. Laiškus „Gmail“ ir pasiekti „Inbox Zero“

Kaip archyvuoti visus senus el. Laiškus „Gmail“ ir pasiekti „Inbox Zero“

Gavę per daug el. Laiškų, pašto dėžutę galite užpildyti daugybe nereikalingų elementų. Nors esate įpratę, tai vis tiek prideda šiek tiek svorio jūsų protui. Esate apsunkintas tiek daug neatidarytų pranešimų, bet nenorite jų ištrinti.





Kas žino? Neskaitytas pranešimas jūsų gautuosiuose ateityje gali išgelbėti jūsų odą. Taigi, ką turėtumėte padaryti, kad išvalytumėte gautuosius neprarasdami duomenų? Archyvuojant! Štai kaip tai padaryti.



Kas yra Archyvas?

Pagal Kembridžo žodynas , archyvas yra istorinių įrašų, susijusių su vieta, organizacija ar šeima, rinkinys. Jis taip pat apibrėžiamas kaip kompiuterio failas, naudojamas elektroninei informacijai ar dokumentams, kurių nebenaudojate reguliariai, saugoti.



Panašiai „Gmail“ archyvas yra jūsų pranešimų saugykla, kurios nenaudojate reguliariai. Įdėjus el. Laišką į savo archyvą, jis saugomas kažkur nematomoje vietoje ir iš proto. Bet jis vis tiek yra, jei kada nors reikės prie jo sugrįžti. Tai tarsi jūsų rūsys, kuriame laikote nereikalingus, bet ateityje naudojamus daiktus.

Kai archyvuojate neskaitytą el. Laišką „Gmail“, jis palieka gautuosius ir saugomas skiltyje Visi laiškai. Jis taip pat bus išskaičiuotas iš jūsų neskaitytų pranešimų skaičiaus.



Norėdami rasti archyvuotus el. Laiškus, eikite į „Visi laiškai“ šoninėje juostoje. Arba galite rašyti in: archyvas „Gmail“ paieškos juostoje, kad būtų rodomi tik archyvuoti pranešimai.

Ką daro archyvavimas (ir ko nedaro)

Norėdami suprasti jo naudą, turite žinoti, kas tiksliai atsitinka archyvuojant senus „Gmail“ pranešimus.



  • Suarchyvuoti el. Laiškai nėra automatiškai ištrinami . Archyvas yra kaip skliautas. Laiškai į šiukšliadėžę automatiškai ištrinami po 30 dienų, tačiau archyvuoti el. Laiškai liks jūsų „Gmail“, kol rankiniu būdu juos pašalinsite.
  • Suarchyvuotų el. Laiškų galima ieškoti . „Gmail“ turi galingą paieškos variklį. Kai ko nors ieškote, archyvuoti el. Laiškai yra to dalis. Jei norite juos išskirti ir ieškoti tik gautuosiuose, įveskite in: inbox prieš paieškos terminą.
  • Suarchyvuoti el. Laiškai laikomi saugykla . Pašalinti el. Laiškai pašalinami iš jūsų „Gmail“ disko, taip suteikiant daugiau vietos. Kita vertus, archyvuoti el. Laiškai vis tiek sunaudoja saugyklą, nes jie vis dar yra jūsų „Gmail“ dalis.
  • Suarchyvuoti el. Laiškai nėra pažymėti kaip automatiškai perskaityti . Jei archyvuojate el. Laišką jo neatidarę, el. Laiškas liks neskaitytas, kol nesiimsite veiksmų.
  • Galima naršyti archyvuotus el . „Gmail“ nėra skirtuko „Archyvas“, kad galėtumėte naršyti čia išsiųstus pranešimus. Tačiau galite naudoti Visi laiškai skirtuką, kad kartu matytumėte el. laiškus iš gautųjų ir archyvo.
  • Archyvuoti el. Laiškai veikia su etiketėmis . Prie pranešimo galite pridėti etiketę ir ją archyvuoti. Etiketė vis tiek išliks. Kai spustelėsite etiketę, kad pamatytumėte visus su ja pažymėtus pranešimus, taip pat bus rodomas archyvuotas el.

Kodėl nepakanka pažymėti kaip skaitytą?

Pažymėję neskaitytą pranešimą kaip skaitytą, galite sumažinti erzinančius skaičius, tačiau tai nėra taip gerai, kaip archyvuoti. Taip yra todėl, kad jūsų pašto dėžutė vis dar užpildyta netvarka.

Kai archyvuojate el. Laišką, kurio jums nereikia, jis išeina iš pagrindinio el. Pašto ekrano. Tokiu būdu galite sutelkti dėmesį į svarbesnius pranešimus.



kaip padaryti vaizdą permatomu fonu

Jei manote, kad jums to el. Laiško prireiks ateityje, vis tiek galite jį naudoti naudodami galingą „Gmail“ paieškos funkciją. Juk nenorėtumėte slinkti per šimtus, jei ne tūkstančius el. Laiškų, ieškančių kažko.

Kaip archyvuoti el

Nesvarbu, ar prisijungiate prie savo paskyros išmaniajame telefone, ar kompiuteryje, archyvavimas yra paprastas ir lengvas.

Jūsų kompiuteryje

Yra trys būdai tai padaryti. Pirmasis yra pažymėkite žymės langelį pranešimo, kurį norite archyvuoti. Tada viršutinėje gautųjų eilutėje pasirodys piktogramų eilutė - spustelėkite Archyvas piktogramą, o „Gmail“ išsiųs pranešimą į aplanką „Visi laiškai“.

Antrasis variantas yra atidarykite el klausime. Įkėlus pasirodys tos pačios piktogramos, kaip nurodyta aukščiau. Pasirinkite Archyvas mygtuką ir grįšite į pagrindinius gautuosius. A Pokalbis archyvuotas . pranešimas bus rodomas apatiniame dešiniajame ekrano kampe, patvirtinantis procesą.

Trečioji galimybė yra pašalinti gautųjų etiketę. Spustelėję x etiketėje „Gmail“ perkelia el. laišką iš jūsų gautųjų į visus laiškus. Pokalbis pašalintas iš Pašto dėžutę “pranešimas turėtų būti rodomas apatinėje dešinėje naršyklės dalyje, kad būtų patvirtintas.

Savo išmaniajame telefone

Vaizdų galerija (3 vaizdai) Išplėsti Išplėsti Išplėsti Uždaryti

Nesvarbu, ar naudojate „Android“, ar „iOS“, archyvavimas yra beveik tas pats. Atidarykite „Gmail“ programą, tada stumti pranešimą norite archyvuoti į kairę arba į dešinę.

Arba, atidarykite pranešimą tada pasirinkite Archyvas mygtuką viršutiniame dešiniajame meniu. Tai ketvirtoji piktograma iš dešinės. Turėtumėte matyti, kad pranešimas dingsta iš gautųjų ir a 1 archyvuota pranešimą apačioje, kai tai padarysite.

Galiausiai galite paliesti Etiketės skyriuje iškart po temos eilutės. A Pažymėti kaip pasirodys langas - panaikinkite žymėjimą Pašto dėžutę etiketę, tada paspauskite Gerai . Laiškas pašalinamas iš gautųjų ir a Pakeista etiketė pranešimas bus rodomas apačioje.

Gautųjų švaros palaikymas

Jei nenorite vargo rankiniu būdu pasirinkti archyvo el. Laiškų, naudokite „Gmail“ filtro funkciją, kad tai būtų atlikta automatiškai. Tai ypač naudinga kvitams, kurių jums nereikia matyti, bet turite išsaugoti.

Štai žingsnis po žingsnio vadovas, kaip tai padaryti:

kodėl mano nešiojamojo kompiuterio ventiliatorius toks garsus?
  1. Atidarykite el. Laišką, kurį norite automatiškai archyvuoti.
  2. Viršutiniame meniu pasirinkite trijų mygtukų submeniu .
  3. Pasirinkite Filtruokite tokius pranešimus .
  1. Filtras, rodomas paieškos juostoje - spustelėkite Sukurkite filtrą .
  2. Įdėkite varnelę ant Praleisti gautuosius (archyvuoti) žymimasis langelis.
  3. (Nebūtina) Jei norite, kad šie pranešimai būtų atidaryti automatiškai, pažymėkite Žymėti kaip skaitytas variantas.
  4. (Nebūtina) Norėdami archyvuoti esamus pranešimus, pažymėkite Taip pat pritaikykite filtrą # atitinkamam pokalbiui .
  5. Spustelėkite Sukurkite filtrą .

Grąžinamas archyvuotas el

Jei netyčia archyvavote jums reikalingą pranešimą gautuosiuose, galite anuliuoti veiksmą paspausdami Anuliuoti mygtuką pranešime.

Jei praleidote, eikite į Visi laiškai, tada pasirinkite el. pašto adresą, kurį norite grąžinti. Viršutiniame meniu pasirinkite Perkelti į gautuosius .

Jei pranešimas, kurį norite grąžinti gautuosiuose, nėra neseniai, suraskite jį naudodami „Gmail“ paieškos juostą. Atidarę el. Laišką, pakartokite procedūrą.

Kaip archyvuoti viską „Gmail“

Jei norite pradėti nuo švaraus lapo ir archyvuoti visus „Gmail“ pranešimus, galite naudoti „Gmail“ filtro funkciją. Taip pat galite naudoti kitas komandas, kad patobulintumėte filtrą.

  1. Paieškos juostoje įveskite: in: inbox . Tai grąžina visus el. Laiškus jūsų gautuosiuose.
  2. Jei norite patobulinti filtrą, rašykite anksčiau: yyyy/mm/dd įtraukti visus el. laiškus iki tam tikros datos. Taip pat galite naudoti po: yyyy/mm/dd jei norite archyvuoti tik tam tikrą laikotarpį.
  3. Kai paieška grąžins rezultatus, spustelėkite varnelė viršutiniame meniu.
  4. Pranešimas, kuriame sakoma Pasirinkti visi 100 pokalbių šiame puslapyje. Pasirinkite visus pokalbius, atitinkančius šią paiešką atsiras.
  5. Spustelėkite Pasirinkite visus pokalbius, atitinkančius šią paiešką
  6. Pasirink Archyvavimo mygtukas
  7. Į Patvirtinkite masinį veiksmą pasirodys langas. Pasirinkite Gerai .

Atsižvelgiant į tai, kiek el. Laiškų turite, „Gmail“ su šiuo filtru užtruks šiek tiek laiko. Tačiau po kurio laiko visi jūsų el. Laiškai dings iš gautųjų ir bus saugiai saugomi archyve. Tai paprasčiausias žingsnis norint pasiekti ir išlaikyti nulinį gautųjų skaičių.

„Inbox Zero in Perpetuity“

Naudodamiesi čia pateiktais patarimais ir gudrybėmis, „Inbox Zero“ dabar yra lengvai pasiekiamas. Naudokite galingą „Gmail“ paieškos juostą ir filtrą, kad automatiškai išsiųstumėte el. Laiškus į archyvą, kad gautieji nebūtų švarūs visą gyvenimą.

Dar labiau patobulinkite savo el. Pašto patirtį išmokdami tai padaryti planuoti el. laiškus arba atnešus „Gmail“ programos naudojimas jūsų „Mac“ . Sužinokite apie „Gmail“ paslaptis ir dirbkite kuo produktyviau el. Laiškais.

Dalintis Dalintis „Tweet“ Paštu 6 populiariausi el. Pašto tiekėjai, geresni nei „Gmail“ ir „Yahoo Mail“

Šie populiarūs el. Pašto paslaugų teikėjai siūlo skirtingus pranašumus, kurie juos išskiria iš „Gmail“ ir „Yahoo Mail“.

Skaityti toliau Susijusios temos
  • internetas
  • Produktyvumas
  • „Gmail“
  • Patarimai el. Paštu
  • Laiko planavimas
  • „Google“ gautieji
  • „Inbox Zero“
  • Produktyvumo patarimai
Apie autorių Jowi moralė(Paskelbti 77 straipsniai)

Jowi yra rašytojas, karjeros treneris ir pilotas. Nuo tada, kai tėvas, būdamas 5 metų, nusipirko stalinį kompiuterį, meilė bet kokiam kompiuteriui atsirado. Nuo tada jis naudoja ir maksimaliai išnaudoja technologijas visais savo gyvenimo aspektais.

Daugiau iš Jowi Morales

Prenumeruokite mūsų naujienlaiškį

Prisijunkite prie mūsų naujienlaiškio, kad gautumėte techninių patarimų, apžvalgų, nemokamų el. Knygų ir išskirtinių pasiūlymų!

Norėdami užsiprenumeruoti, spustelėkite čia