Naudokite 80/20 laiko valdymo taisyklę, kad nustatytumėte prioritetus savo užduotims

Kaip maksimaliai praleisti laiką? Ar naudojate laiko valdymo programas? Ar planuojate iš anksto ir laikotės savo tvarkaraščio? Arba pirmenybę teikiate savo užduotims? Jei išbandėte šiuos dalykus ir vis dar nesiseka efektyviai išnaudoti savo laiko, galbūt jums reikia ką nors pakeisti.

80/20 taisyklė yra dar viena laiko valdymo galimybė ir, šiek tiek pakoregavus, tai gali būti jūsų idealus sprendimas.

Kas tiksliai yra 80/20 taisyklė?

80/20 taisyklė taip pat žinoma kaip Pareto principas. Šią idėją sukūrė italų ekonomistas Vilfredo Pareto. Jis pastebėjo, kad 80 procentų šalies žemės valdo tik 20 procentų gyventojų. Tai paskatino Pareto toliau ištirti šį disbalansą ir kaip jis susijęs su kitomis sritimis.

Po metų konsultantas Joseph Juran pritaikė šią koncepciją verslui ir pavadino ją Pareto principu. Iš „The Economist“ internete :

Juranas išplėtė šį principą ir į kokybės kontrolę, pavyzdžiui, nurodydamas, kad dauguma gamybos defektų atsiranda dėl nedidelės visų defektų priežasčių dalies - tai, ką jis apibūdino kaip „gyvybiškai svarbius ir nereikšmingus daugelį“.

Pasak „Investopedia“ , tai reiškia, kad:

80 procentų pardavimo apimties sudaro 20 produktų linijos produktų.
80 procentų įmonės pajamų sudaro 20 procentų jos klientų.
80 procentų įmonės produkcijos sudaro 20 procentų jos darbuotojų.

Laiko valdymas yra labiausiai paplitęs Pareto principo panaudojimo būdas, nes dauguma žmonių linkę plonai skirstyti savo laiką, užuot susitelkę ties svarbiausiomis užduotimis.

Atsižvelgiant į visa tai, principo susiejimas su laiko valdymu reiškia, kad 80 procentų jūsų produkcijos gali sudaryti tik 20 procentų jūsų laiko. Dabar kyla klausimas, kaip tai pasiekti? Štai keturi dalykai, kuriuos galite padaryti.

Dažnai įvertinkite savo užduotis

Jei 80 procentų rezultatų gaunama iš 20 procentų pastangų, tai suprantama, kad 80 procentų poveikio turės 20 procentų jūsų užduočių. Taigi nustatykite 20 procentų savo užduočių, kurios duos 80 procentų siekiamų rezultatų.

Vaizdo kreditas: „Astephan“ per „Shutterstock“

Peržiūrėdami savo užduotis, užduokite sau šiuos klausimus:

Ar kiekviena mano sąrašo užduotis pažymėta kaip skubi?
Ar mano sąraše esančios užduotys priklauso mano kompetencijai, ar jos priklauso kitur?
Ar aš per daug laiko skiriu tam tikrų tipų užduotims?
Ar yra užduočių, kurias turėčiau perduoti?
Ar tikrai visos šios užduotys yra būtinos bendram rezultatui pasiekti?

Nuolat vertinkite savo tikslus

Jūsų tikslai ir užduotys gali būti susipynę, bet ne visada. Kai kurie gali būti visiškai atskiri. Taigi pagalvokite apie savo tikslus ir veiklą, reikalingą jiems pasiekti. Atminkite, kad 80 procentų tų tikslų bus pasiekti tik 20 procentų būtinos veiklos.

Vaizdo kreditas: „AzriSuratmin“ per „Shutterstock“

Vėlgi, atlikite inventorizaciją ir pažiūrėkite, kuri 20 procentų veiklos priartina jus prie daugelio jūsų tikslų. Peržiūrėkite šiuos kelis pavyzdžius ir pažiūrėkite, ar galite susieti:

„Windows“ sustabdymo kodas „system_service_exception“

Jei šiandien dirbu vėlai (20 proc. Veiklos), galiu užbaigti savo užduočių sąrašo elementą, nudžiuginti bosą ir rytoj atsikelti (80 proc. Tikslų).
Jei šiandien pietums prie stalo gaminu salotas (20 proc. Aktyvumas), galiu dirbti tą užduotį, įveikti terminą ir artėti prie savo svorio metimo tikslo (80 proc. Tikslų).
Jei planuoju reguliarius susitikimus (20 proc. Veiklos), galiu padidinti komandos bendravimą, turėti sėkmingesnį projektą ir būti geresniu lyderiu (80 proc. Tikslų).

Nustatykite savo pagrindinį laiką

Kiekvienas žmogus turi konkretų dienos laiką, kai jis yra produktyviausias. Savo darbą galite atlikti nuo 9 iki 11 val. Arba galite nuveikti daugiau nuo 15:00 iki 17:00. Kada jaučiatės energingiausias, susikaupęs ir produktyviausias?

Vaizdo kreditas: Deanas Drobotas per „Shutterstock“

Nustatykite, kada yra jūsų geriausias laikas, ir naudokite jį 20 procentų nustatytų užduočių ir tikslų įgyvendinimui. Tai užtikrins, kad produktyviausią dienos laiką skiriate užduotims ir veiklai, reikalingoms geriausiems rezultatams pasiekti.

Nustatykite ir pašalinkite blaškymąsi

Nesvarbu, ar keliaujate į biurą kiekvieną dieną, ar dirbate iš namų, visur blaškosi. Šie nemalonūs, nedideli pertraukimai gali sukelti dėmesio praradimą, uždelstas užduotis ir bendrą produktyvumo sumažėjimą.

Vaizdo kreditas: Argus per „Shutterstock“

Naudojant 80/20 taisyklės koncepciją, „FreshBooks“ patalpose :

80 procentų jūsų trukdžių kyla iš 20 procentų šaltinių.

Norėdami imtis šių trikdžių ir juos pašalinti, pirmiausia turite juos identifikuoti. Jūsų sąrašas gali atrodyti maždaug taip:

Laiškų srautas
Įeinantys telefono skambučiai
Neplanuoti lankytojai
Troškulys ar alkis
Socialinės žiniasklaidos pranešimai

Sudarę savo blaškančių dalykų sąrašą, peržiūrėkite jį ir pažiūrėkite, kurie iš jūsų labiausiai trukdo. Tikriausiai pastebėsite, kad tik du ar trys (20 proc.) Yra pagrindinė (80 proc.) Problemos dalis. Tada įtraukite būdus, kaip pašalinti tuos sutrikimus. Štai keletas pasiūlymų:

Užblokuokite konkretų laiką, kad galėtumėte dirbti su el. Laiškais.
Leiskite neskubiems skambučiams eiti į balso paštą.
Uždarykite savo biuro duris.
Turėkite po ranka gėrimų ir užkandžių.
Darbo metu būkite atokiau nuo socialinės žiniasklaidos.
Naudokite laikmačio programą laiko savo darbo sesijoms ir pertraukoms.

Ar išbandėte 80/20 taisyklę?

Pareto principas gali atnešti sėkmės tam tikrose pramonės šakose ir naudojimo srityse, tačiau ar jis gali jums padėti? Jei sėkmingai bandėte 80/20 taisyklę, ar ir toliau ją naudojate? Ir atvirkščiai, jei davėte šiai koncepcijai neigiamų rezultatų, ar žinote, kas nutiko?

Vis dar kovojate? Pritaikykite šiuos internetinio produktyvumo įpročius, kad supaprastintumėte savo dienas ir peržiūrėkite šią laiko stebėjimo programinę įrangą ir programų parinktis.

Dalintis Dalintis „Tweet“ Paštu Ar turėtumėte nedelsdami atnaujinti į „Windows 11“?

Netrukus pasirodys „Windows 11“, bet ar turėtumėte atnaujinti kuo greičiau arba palaukti kelias savaites? Išsiaiškinkime.

Skaityti toliau Susijusios temos

Savęs tobulinimas
Produktyvumas
Laiko planavimas
Užduočių valdymas

Apie autorių „Sandy Writtenhouse“(Paskelbti 452 straipsniai)

Turėdama informacinių technologijų bakalauro laipsnį, Sandy daugelį metų dirbo IT pramonėje kaip projektų vadovė, skyriaus vadovė ir PMO vadovė. Tada ji nusprendė įgyvendinti savo svajonę ir dabar rašo apie technologijas visą darbo dieną.

kaip sužinoti, ar mano telefonas nulaužtas

Daugiau iš „Sandy Writtenhouse“

Prenumeruokite mūsų naujienlaiškį

Prisijunkite prie mūsų naujienlaiškio, kad gautumėte techninių patarimų, apžvalgų, nemokamų el. Knygų ir išskirtinių pasiūlymų!

Norėdami užsiprenumeruoti, spustelėkite čia