Home-theater-designers
Dokumentų bendrinimas „Google“ diske nebėra naujas. Ir tai tik pagerėjo, nes nuotolinis darbas paliečia visus pasaulio kraštus. Mums gera žinia, nes paprastas „Google“ disko bendrinamas aplankas atveria tiek bendradarbiavimo idėjų įvairiose srityse.
Ar vis dar supranti? Šie dešimt patarimų turėtų padėti jums šiek tiek geriau valdyti bendrinamus failus.
„Google“ disko bendrinimo pagrindai
Galite bendrinti bet kurį failą ar aplanką. Tačiau turite atkreipti dėmesį į žmones, su kuriais bendrinate, ir į bendrinimo leidimų, kuriuos leidžiate naudoti „Google“ diske, lygį.
Dviejų minučių vaizdo įrašas apibendrina procesą.
Kaip savininkas galite suteikti kitiems visišką failo nuosavybės teisę arba tam tikrą žiūrėjimo ir redagavimo prieigą.
- Galima redaguoti: Bendradarbiavimo skaičiuoklė, su kuria dirbate su savo komanda.
- Gali pakomentuoti: Knygos juodraštis, kurį rašote. Kiti gali peržiūrėti ir pridėti komentarus prie failo, bet negali jo redaguoti. Aplankai neturi komentarų.
- Galima peržiūrėti: Savaitgalio vakarėlio kvietimas, kurį ką tik sukūrėte naudodami pristatymą.
Štai diagrama, kurioje lyginama žiūrinčiojo, komentatoriaus, redaktoriaus ar savininko prieiga:
Šaltinis: „Google“ palaikymas
1. Kaip išjungti bendrų failų kopijavimą, atsisiuntimą ir spausdinimą?
Galite neleisti atsisiųsti, spausdinti ir kopijuoti bendrai naudojamų failų. Išplėstinė informacijos teisių valdymo funkcija pašalina šias parinktis iš žiūrovo meniu. Tai dar vienas jūsų dokumentų valdymo sluoksnis.
Atidarykite „Google“ diską. Pasirinkite bendrinamą failą ir spustelėkite Dalintis piktograma viršuje dešinėje.
Ant Bendrinkite su žmonėmis ir grupėmis dialogo lange pridėkite bendradarbių vardą. Nustatykite bendradarbių leidimų lygį išskleidžiamajame meniu šalia pavadinimo lauko. „Google“ disko bendrinimo leidimai yra Redaktorius , Žiūrovas , Komentuoti .
Pranešimo ir asmeninės žinutės siuntimas yra neprivalomas. Dabar galbūt norėsite išjungti bendrinamo failo atsisiuntimą, spausdinimą ar kopiją. Spustelėkite krumpliaračio piktogramą, kad būtų rodomi dar du leidimai, kuriuos galite panaikinti, kad sustiprintumėte dokumento privatumą.
Grįžkite į ankstesnį dialogo langą spustelėdami rodyklę ir nusiųskite failą savo bendradarbiui.
Žiūrovai pamatys Eksportavimo parinktys išjungtos pranešimas failų ir redagavimo meniu viršuje. Kopijuoti, spausdinimo ir atsisiuntimo parinktys taip pat yra pilkos tam tikriems dokumentams, skaičiuoklėms ir pristatymams.
Atminkite, kad asmenys, turintys „redagavimo“ teises, vis tiek galės atsisiųsti, spausdinti ir kopijuoti failą, net jei šis nustatymas įjungtas.
2. Bendrinkite aplanką su ne „Google“ naudotojais
Jūsų draugams ir kolegoms nereikia „Google“ paskyros, kad galėtumėte peržiūrėti „Google“ disko aplanką ar dokumentą. Galite išsiųsti kvietimą jų el. Pašto adresu. Arba naudokite bendrinamą nuorodą.
Ne „Google“ paskyros naudotojai ir bendradarbiai gali peržiūrėti failą tik nepriklausomai nuo jūsų nustatyto leidimo.
Bendrinimas naudojant viešą nuorodą kelia pavojų neskelbtiems dokumentams, nes visi, turintys nuorodą, gali pasiekti failą. Taigi naudokite jį viešame pokalbyje, el. Paštu ar socialinėje žiniasklaidoje tik tuo atveju, jei dokumentą gali peržiūrėti visi.
3. Atsisiųskite bendrinamą „Google“ disko aplanką
„Google“ diskas leidžia atsisiųsti visą bendro aplanko turinį kaip ZIP archyvą. Tai naudinga išsaugojant bendrinamų dokumentų vietines kopijas. Aplanko struktūra su bet kokiais poaplankais išsaugoma archyve.
kaip perkelti failus iš „Google“ disko paskyrų
Eiti į Pasidalino su manim „Google“ diske. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite aplanką ir pasirinkite parsisiųsti .
Taip pat galite naudoti trigubų taškų piktograma įrankių juostoje, kad atsisiųstumėte aplanką.
Jei atsisiunčiate „Google“ dokumentą, lapą ar skaidrę, jis bus atsisiųstas kaip „Office“ dokumentas. Visi kiti failai bus atsiųsti savo formatu.
4. Failų nuosavybės teisės perdavimas kitam asmeniui
Yra daug priežasčių, dėl kurių nuosavybės teisės į dokumentus perduodamos kitam asmeniui. Galbūt kažkas kitas perima projektą. Galbūt kažkas jus atleido. Geriau, jūs einate atostogų ir tiesiog norite perleisti atsakomybę už bendrus dokumentus. „Google“ disko dokumentų ir aplankų skaitmeninis „perdavimas“ yra paprastas procesas.
Atidarykite „Google“ diską. Pasirinkite bendrinamą aplanką ar failą Dokumentuose, Skaičiuoklėse arba Skaidrėse ir spustelėkite Dalintis piktograma viršuje dešinėje. Kai tariamas savininkas neturi bendrinimo prieigos… pakvieskite įvesdami el. Pašto adresą lauke „Bendrinti su žmonėmis ir grupe“. Tada Sutaupyti .
kaip žaisti emuliatorius „wii“
Spustelėkite išskleidžiamąjį meniu šalia asmens, kuriam norite priklausyti failas ar aplankas, vardo. Pasirinkite Padaryti savininku .
Perleidus nuosavybės teisę, jūsų vaidmuo keičiamas iš savininko į redaktorių. Iššokantis pranešimas įspėja, kad „Naujasis savininkas bus informuotas ir gali jus pašalinti. Taip pat galite prarasti galimybę keisti bendrinimo nustatymus. “
Atkreipkite dėmesį: Negalite perleisti sinchronizuoto ar įkelto failo (pvz., PDF ar vaizdo failo) nuosavybės teisės.
5. Kaip prašyti prieigos prie bendrinamų failų?
Kai bandote pasiekti failą per bendrinamą nuorodą, galite matyti pranešimą „Jums reikia prieigos“.
Kartais savininkai bendrina nuorodą prieš nustatydami leidimus. Be to, galbūt norėsite atidaryti failą naudodami kitą „Google“ ID. Lengva paprašyti prieigos vienu paspaudimu.
Darbalaukyje:
- Atidarykite nuorodą į failą.
- Spustelėkite Prašyti prieigos.
Mobiliesiems:
Naudodami „Android“ ar „iOS“ skirtą „Drive“ programą galite paprašyti prieigos vienu palietimu, kai pasirodys pranešimas „Neįmanoma pasiekti dokumento“. Paprašę leidimo, programos savininkui bus išsiųstas el. Laiškas. Failų savininkai nedelsdami gauna pranešimą „Android“ ir „iOS“.
Parsisiųsti: „Google“ diskas „Android“ | ios (Laisvas)
6. Ieškokite bendradarbio
Bendrinti dokumentą su 10 narių yra paprasta. Dalijimasis ja su 50 skambučių reikalauja daugiau planavimo. Tvarkyti bendrinamus failus taip pat reiškia stebėti, kuris bendradarbis kuria dokumentą.
Eiti į Išsamiau (Įrankių juostoje spustelėkite piktogramą „I“). Naršykite Veikla skirtuką, kad greitai pamatytumėte, kuriuos failus neseniai bendrinote.
Spustelėkite Pasidalino su manim kairėje „Google“ disko šoninėje juostoje. Gausite visų dokumentų, prie kurių bendrinate prieigą, sąrašą.
Naudokite „Google“ disko paiešką ir jos išplėstinius filtrus. Našumo pranašumai nenuostabu tiems, kurie susipažinę su „Gmail“ filtrais.
Naudokite „Google“ disko viršuje esantį paieškos laukelį. „Google“ disko paieška taip pat ieško žodžių, kurių norite ieškoti dokumento tekste.
Galite ieškoti pirmųjų 100 puslapių bet kokiuose įkeltuose teksto dokumentuose arba teksto PDF formatu. Taip pat galite ieškoti teksto, esančio pirmuosiuose 10 bet kurio PDF vaizdo puslapio puslapių. Užuot naršę aplankus, naudokite šią galingą funkciją, kad greitai pasiektumėte failą.
„Google“ diske paspauskite pasvirojo brūkšnio klavišas norėdami perkelti žymeklį tiesiai į paieškos laukelį. Spustelėkite mažą išskleidžiamojo meniu rodyklę paieškos laukelyje, kad pamatytumėte pagrindinius paieškos filtrus. Išmokę kelis rankinius parametrus galite sutaupyti laiko.
Pavyzdžiui: norėdami rasti dokumentus, kuriuos bendrinate su kuo nors, naudokite | _+_ |.
„Google“ pagalba turi visą sąrašą, esantį skiltyje „Išplėstinė paieška„ Google “diske“.
7. Supaprastinkite bendrinimą sukurdami kontaktų grupes
Naudodami el. Pašto kontaktus, neprivalote nustatyti atskirų dokumentų leidimų savo komandos nariams. Galite tiesiog sukurti etiketes, kurios yra konkrečių el. Pašto grupių kontaktų rinkinys.
Prisijungti „Google“ kontaktai . Kairėje šoninėje juostoje spustelėkite Sukurkite etiketę .
Suteikite jam aprašomąjį pavadinimą pagal komandos projektą. Arba bet kas kitas, dėl ko juos lengva prisiminti. Tu gali pavadinimų etiketes pagal leidimus kad juos būtų lengva prisiminti. Bet kuris kontaktas gali būti kelių etikečių dalis.
Pavyzdžiui: Project.view arba Project.edit
Įveskite etiketes failų ar aplankų bendrinimo nustatymų lauke „Google“ diske.
8. Žr. Bendro dokumento peržiūrų skaičių
„Google“ tvarko versijų istoriją, tačiau nėra galimybės pamatyti, kiek kartų buvo peržiūrėtas bendras dokumentas. Atsakymą į šį klausimą gavau iš seno Stack Exchange diskusija.
Pateikite dokumento nuorodą į http://goo.gl URL sutrumpinimo paslauga ir bendrinkite tik tą URL. Ši paslauga pateikia informaciją apie tai, kiek kartų buvo spustelėta ta nuoroda, o tai yra maždaug taip arti, kaip šiuo metu galite sužinoti, kiek kartų buvo pasiektas jūsų dokumentas.
„Google“ nutraukė savo URL sutrumpinimo palaikymą. Tu gali naudoti Bitly vietoj to. Tai naudinga tais atvejais, kai galbūt norėsite viešai bendrinti dokumentą ir patikrinti atsakymą. Atminkite, kad vieši dokumentai ir failai rodomi paieškos rezultatuose.
Keletas idėjų bendrinimui viešai:
- Įkelkite ir bendrinkite el. Knygą.
- Išbandykite pradinį atsaką į kūrybinį produktą.
- Išleiskite skaidrių pristatymą viešam peržiūrai (pvz., „SlideShare“).
- Raskite atvirą mokomąjį turinį.
Patarimas: Viešųjų dokumentų paieškai galite naudoti paprastą „Google“ svetainių paiešką. Pvz. raktažodžių svetainė: drive.google.com
9. Bendrinkite su „Slack“
Jei dar nedirbate su „Slack“, laikas pristatyti tai savo komandai. Yra daug būdų, kaip jūsų mėgstamos paslaugos gali veikti su „Slack“. „Google“ disko integracija yra viena iš populiariausių.
„Slack“ leidžia importuoti „Google“ disko failus ir bendrinti juos naudojant „Slack“. Visi importuoti „Google“ disko failai taip pat yra indeksuojami „Slack“, kad būtų lengviau ieškoti ir rasti nuorodą. Failai nėra saugomi „Slack“ --- jie ir toliau lieka jūsų „Google“ disko aplankuose. Slack veikia kaip kanalas.
Mažas pavyzdys: įklijuokite nuorodą į „Google“ dokumentą „Slack“ pokalbių kambaryje. „Slack“ parodo turinio fragmentą iš failo, esančio žemiau nuorodos, kai jis yra integruotas. Tai yra naudingiau nei tiesiog bendrinti aklas nuorodas.
„Slack“ pagalbos centras parodoma, kaip galite dviem paprastais būdais prijungti „Google“ diską prie „Slack“.
10. Bendrinkite „Google“ dokumentus iš „Microsoft Office“
„Google“ diskas prieš „Microsoft Word“ Tai gali būti kasdienė dviejų biurų apartamentų kova, tačiau pagaliau abi jėgainės žaidžia gražiai. Galite įkelti „Word“, „Excel“ ir „PowerPoint“ failus į „Google“ diską ir dirbti su jais debesyje, kaip ir bet kuriame kitame „Google“ disko bendrinamame faile.
Visi atnaujinimai išsaugomi failuose originaliu formatu. Diske saugomi „Office“ dokumentai taip pat kontroliuojami pagal versiją. Galite stebėti ankstesnes „Office“ failo versijas arba grįžti prie senesnės versijos.
kaip pakeisti šalį „Google Play“
Jei norite naudoti konkrečius „Google“ disko įrankius, pvz., Priedą ar vertimus, tiesiog konvertuokite „Microsoft“ failą į „Google“ dokumentą. Priešingu atveju jums nereikės vargti keičiant vieną formatą į kitą.
Bendrinti failus „Google“ diske yra paprasta
Taip pat tapo paprasčiau. Yra dar keletas „Google“ disko nustatymus galite pakeisti kad jūsų darbo eiga būtų sklandesnė. Praleiskite šiek tiek laiko naudodamiesi bendromis „Google“ disko funkcijomis, nes nuo to priklauso komandinio darbo harmonija.
Kaip bendradarbiavimo tiltas, „Google“ diskas turėtų būti jūsų nuotolinio darbo sąrankos dalis namų biure ar bet kur kitur pasaulyje.
Vaizdo kreditas: dėlionė pateikė Rido per „Shutterstock“
Dalintis Dalintis „Tweet“ Paštu 6 garsinės alternatyvos: geriausios nemokamos arba pigios garso knygų programosJei nenorite mokėti už garso knygas, čia yra keletas puikių programų, leidžiančių nemokamai ir legaliai jų klausytis.
Skaityti toliau Susijusios temos- Produktyvumas
- Google dokumentai
- Bendradarbiavimo įrankiai
- Failų valdymas
- Failų bendrinimas
- Google diskas
- Debesies saugykla
Saikat Basu yra redaktoriaus pavaduotojas interneto, „Windows“ ir produktyvumo srityse. Pašalinęs MBA nešvarumus ir dešimt metų trunkančią rinkodaros karjerą, jis dabar aistringai padeda kitiems tobulinti savo pasakojimo įgūdžius. Jis ieško trūkstamo Oksfordo kablelio ir nekenčia blogų ekrano kopijų. Tačiau fotografijos, „Photoshop“ ir produktyvumo idėjos ramina jo sielą.
Daugiau iš Saikat BasuPrenumeruokite mūsų naujienlaiškį
Prisijunkite prie mūsų naujienlaiškio, kad gautumėte techninių patarimų, apžvalgų, nemokamų el. Knygų ir išskirtinių pasiūlymų!
Norėdami užsiprenumeruoti, spustelėkite čia