Home-theater-designers
Nuo amžių įmonės ir korporacijos visame pasaulyje naudojo „Excel“ kaip atsargų valdymo įrankį. Tačiau kadangi pristatoma daug specialios atsargų valdymo programinės įrangos, kyla abejonių dėl „Excel“ tinkamumo atlikti šią užduotį.
Nors „Excel“ yra labai naudinga programa, ar jos pakanka atsargų valdymui? Norėdami atsakyti į šį klausimą, palyginkime „Excel“ atsargų valdymą su atsargų valdymo programine įranga.
DIENOS VAIZDO ĮRAŠO PAGALBA
Kodėl daugelis įmonių naudoja „Excel“ atsargų valdymui
„Excel“ iš esmės yra skaičiuoklių programa, kuri naudoja langelių tinklelius, kad padėtų greitai konsoliduoti, tvarkyti ir apskaičiuoti duomenis. Tačiau tai viršija pagrindinę aritmetiką – „Excel“ turi projektų valdymo šablonus ir funkcijas , apskaitos, prognozavimo ir kitos profesinės užduotys. Štai kodėl tai taip pat yra daugelio įmonių atsargų valdymo programa.
„Excel“ turi mažą įėjimo barjerą, nes ji ekonomiška. Jums tereikia nusipirkti „Microsoft Office“ licenciją ir viskas. Štai kodėl juo naudojasi visi – nuo startuolių iki korporacijų.
Be to, „Excel“ yra labai universalus. Galite tinkinti jį pagal savo unikalius reikalavimus ir pridėti makrokomandų, formulių ir šablonų. Naudodami „Excel“ neapsiribojate vien nuobodžiais skaičiais. Tu gali kurkite galingus grafikus ir diagramas programoje „Excel“. vizualiai pateikti ir analizuoti duomenis vienu žvilgsniu.
6 „Excel“ atsargų valdymo trūkumai
Nėra jokių abejonių, kad „Excel“ siūlo įspūdingas funkcijas, kurias pradedančios ir mažos įmonės naudoja savo atsargoms tvarkyti. Tačiau verslui augant, kyla problemų dėl „Excel“, kaip atsargų valdymo įrankio, apribojimų. Štai keletas jo apribojimų.
1. Daug laiko atimantis procesas ir automatizavimo trūkumas
Didesnės įmonės susiduria su didesnėmis atsargomis, kurios turi būti rankiniu būdu dokumentuojamos programoje „Excel“. Nuo duomenų įvedimo ir atnaujinimo iki organizavimo ir peržiūros, „Excel“ atsargų valdymas įmonei kainuoja daug rankų darbo ir laiko.
Idealiame pasaulyje norėtumėte, kad „Excel“ paraginti jus, kai atsargos sumažės iki tam tikro lygio, kad galėtumėte iš naujo užsisakyti. Deja, taip nėra, nes programoje „Excel“ nėra automatizavimo.
2. Padidėjusi žmogiškųjų klaidų galimybė
Kita rankinio duomenų įvedimo problema yra žmogiškųjų klaidų galimybė. Nors tokių klaidų dažnai galima išvengti mažesniu mastu, žmogiškosios klaidos yra beveik neišvengiamos, kai susiduriama su didžiuliu duomenų antplūdžiu iš kelių šaltinių.
Pavyzdžiui, neteisinga formulė gali paveikti kelis langelius, jei ne visą skaičiuoklę, todėl pateikiamos klaidingos ataskaitos. Atrodytų, nekenksmingos, tokios klaidos dažnai gali sukelti klaidingus rezultatus, įmonei kainuojančius milijonus dolerių.
Šių klaidų paieška ir taisymas yra visiškai naujas kamuolio žaidimas. Kaip tūkstančiuose duomenų langelių rasti trūkstamą kablelį arba dešimtainį tašką? Net jei randate problemą, ją dažnai reikia ištaisyti keliuose langeliuose, o tai gali užtrukti kelias valandas.
3. Realaus laiko atnaujinimų trūkumas
Efektyviam atsargų valdymui reikalingi duomenys realiuoju laiku, kad būtų galima greitai ir tiksliai priimti sprendimus. Tačiau tai neįmanoma naudojant „Excel“, nes skaičiuoklę turite atnaujinti rankiniu būdu po kiekvieno siuntimo ar parduoto produkto. Net jei labiausiai atsidavęs personalas domisi turimomis atsargomis ir reikmenimis, jūsų „Excel“ duomenys dažnai atsiliks vienu žingsniu.
Kadangi trūksta atnaujinimų realiuoju laiku, įmonės dažnai turi priimti sprendimus remdamosi pasenusiais duomenimis. Dėl to gali kilti keletas problemų, pavyzdžiui, perteklinis arba per mažas atsargų kiekis.
4. Ribotas bendradarbiavimas
Veiksmingas bendradarbiavimas yra būtinas atsargų valdymui, nes jis susijęs su duomenimis iš kelių šaltinių. Be darbaknygės bendrinimo, komentavimo ir trečiųjų šalių priedų, programoje „Excel“ yra keletas bendradarbiavimo funkcijų. Tačiau vienu metu atnaujinti atsargų duomenis Excel vargo.
5. Saugumo ir duomenų istorijos trūkumas
Bet kuriame versle kelioms suinteresuotosioms šalims reikia prieigos prie konkrečių atsargų duomenų skyrių. Tai tampa problematiška dirbant su „Excel“, nes ji nesiūlo vaidmenimis pagrįstos prieigos. Asmuo, turintis prieigą prie inventoriaus skaičiuoklės, gali ją pasiekti visiškai arba visai nepasiekti, todėl sunku apsaugoti neskelbtiną įmonės informaciją.
Net jei galite stebėti pakeitimus programoje „Excel“, to nepakanka įmonėms, turinčioms didesnius ir sudėtingesnius atsargų duomenų rinkinius. Sunku atsekti, kas atliko atsargų duomenų pakeitimus, kokie pakeitimai ir kada buvo atlikti.
Dėl tokio riboto audito seka kiekvienas gali lengvai pakeisti atsargų duomenis, kad paslėptų nesąžiningą veiklą, o tai keltų pavojų inventorizacijos duomenų vientisumui.
kaip priversti uždaryti programą
Kodėl verta pereiti prie atsargų valdymo programinės įrangos?
Jei susiduriate su problemomis tvarkydami atsargas naudodami „Excel“, laikas pereiti prie atsargų valdymo programinės įrangos. Skirtingai nuo Excel, ši programinė įranga yra specialiai sukurta atsargų valdymui ir sklandžiai sujungia visus atsargų valdymo aspektus, tokius kaip pardavimo kanalai, atsargų papildymas ir sandėliavimas.
Be vieno langelio sprendimo pasiūlymo, atsargų valdymo programinė įranga, pvz Cin7 ir Zoho inventorius automatizuoti procesą pranešimais ir įspėjimais. Jie teikia specializuotas ataskaitų teikimo funkcijas, padedančias prognozuoti pardavimo tendencijas ir priimti sprendimus, pagrįstus realaus laiko atsargų duomenimis.
5 atsargų valdymo programinės įrangos pranašumai, palyginti su „Excel“.
Naujausia atsargų valdymo programinė įranga siūlo didžiulius pranašumus, palyginti su „Excel“. Dėl to automatizavimo ir mastelio keitimo problemos, su kuriomis susiduria „Excel“ naudotojai, atsargų valdymo programinėje įrangoje tampa nereikalingos.
Pažvelkime į atsargų valdymo programų pranašumus, kad pamatytume, kuo jos pranoksta „Excel“.
1. Automatizavimas taupo įmonės laiką ir išteklius
Atsargų valdymo programinė įranga automatizuoja atsargų valdymą naudojant RFID technologiją arba brūkšninių kodų skaitytuvus. Tai taip pat automatizuoja pertvarkymą. Kai atsargų lygis pasiekia tam tikrą slenkstį, pirkimo užsakymai generuojami automatiškai, kad būtų išvengta perteklinių ar per mažų atsargų.
Proceso automatizavimas leidžia valdyti reikalus, taupant įmonės laiką ir išteklius. Tai žingsnis į priekį, palyginti su „Excel“, todėl daug lengviau išplėsti savo verslą, strategiškai skiriant sutaupytą laiką ir išteklius pelno generavimo pastangoms.
2. Patikimesni duomenys
Automatizavusi daugumą atsargų valdymo aspektų, atsargų valdymo programinė įranga sumažina žmogiškųjų klaidų tikimybę. Tai ne tik padidina gautų duomenų patikimumą, bet ir sumažina laiką bei išteklius, kurie kitu atveju skiriami auditui ir klaidų taisymui.
Patikimi duomenys reiškia tikslias prognozes, labai svarbias bet kokio verslo augimui. Tiksli duomenų analizė gali padėti įmonėms priimti pagrįstus sprendimus dėl pertvarkymo ir išteklių paskirstymo, padidinti pelningumą ir įgalinti mastelį.
3. Sistemos integravimas tampa vėjeliu
Atsargų valdymo programinė įranga gali būti integruota su kitais jūsų įmonės padaliniais, pvz., pirkimo, pardavimo, sąskaitų ir kt. Toks sklandus integravimas leidžia įmonėms neautomatiniu būdu rinkti duomenis iš įvairių skyrių ir konsoliduoti juos į Excel darbaknygę.
Mastelio keitimas dažnai apima tuo pačiu metu vykdomą verslą keliose pardavimo vietose. Naudodami „Excel“ turėsite sukurti ir tvarkyti daugybę įvairių pardavimo kanalų atsargų darbaknygių ir stengtis, kad jos būtų patikimos ir atnaujintos.
Atsargų valdymo programinė įranga palengvina procesą integruodama visus kanalus. Jums nereikės tvarkyti tokio didelio masto duomenų su atsargų valdymo programine įranga, nes ji automatiškai rinks duomenis ir užtikrins atsargų stebėjimą realiuoju laiku.
4. Lengvesnis prognozavimas ir planavimas
„Excel“ atsargų valdymas atsilieka nuo to, kas vyksta dėl rankinio įvesties pobūdžio. Šis atotrūkis tarp jūsų skaičiuoklės ir sandėlio atsargų tampa reikšminga kliūtimi efektyviai prognozuojant, planuojant ir priimant sprendimus. Galiausiai įmonės stengiasi patenkinti nuolat augančius rinkos poreikius ir nesugeba konkuruoti su automatizuotus sprendimus naudojančiomis įmonėmis.
Atsargų valdymo programinės įrangos naudojimas pašalina šią spragą su atsargų duomenimis realiuoju laiku. Bet kuriuo metu jūs žinote apie savo atsargų lygius keliose vietose, pirkimo užsakymus ir kt. Prognozavimas ir planavimas tampa lengvesnis ir tikslesnis naudojant pasiekiamus duomenis realiuoju laiku.
5. Didesnis duomenų saugumas naudojant vaidmenimis pagrįstą prieigą
Skirtingai nei „Excel“, atsargų valdymo programinė įranga suteikia vaidmenimis pagrįstą prieigą. Administratoriai gali priskirti vaidmenis su skirtingais leidimais ir pritaikymo neįgaliesiems lygiais.
Pavyzdžiui, sandėlio vadovas gali turėti visišką prieigą prie programinės įrangos su leidimu pasiekti turimus duomenis, generuoti ataskaitas, pateikti užsakymus ir kt. Tuo pačiu metu duomenų įvedimo tarnautojas gali pasiekti tik duomenų įvedimo ekranus.
Vaidmenimis pagrįsta prieiga padeda sukurti ir palaikyti įmonės hierarchiją ir pagerina jautrios įmonės informacijos saugumą. Be to, tai padeda atsekti, kokie sistemos pakeitimai buvo atlikti, kas juos atliko ir kada. Tai padidina atskaitomybę ir sumažina privatumo pažeidimų bei sukčiavimo tikimybę.
Atsargų valdymo programos padeda išplėsti jūsų verslą
„Excel“ paprastai pakanka smulkiam verslui, ypač jei ji neturi pinigų specializuotoms programoms ir paslaugoms. Tačiau tai yra kliūtis mastelio keitimui, kai jūsų verslas auga. Taigi, ateis laikas, kai iškils pastebimų problemų. Kai ateina toks laikas, specializuota atsargų valdymo programinė įranga yra sprendimo dalis.
Naudodamos atsargų valdymo programinę įrangą įmonės gali geriau valdyti savo atsargas automatizuodamas procesą, pašalindamos žmogiškąsias klaidas ir pagerindamos bendradarbiavimą. Tačiau automatizavimas neturėtų apsiriboti atsargų valdymu. Įmonės visada turėtų siekti padidinti efektyvumą ir pelningumą automatizuodami įvairius verslo aspektus.