Home-theater-designers
Ateis laikas, kai turėsite susidoroti su įvairia informacija, saugoma kitų tipų failuose, ir ją įvesti „Microsoft Excel“ . Jūs negalite pabėgti nuo visada esančio teksto failo. Lažinuosi, kad kiekvieną dieną jų rasite.
Štai keletas kasdienių pavyzdžių:
- „Excel“ pardavimo ar produkto informacijos, saugomos tekstiniame faile, analizė.
- Keitimasis duomenimis tarp dviejų skirtingų programinės įrangos (galbūt iš duomenų bazės į skaičiuoklę).
- El. Pašto programoje saugomi vardai, adresai ir el. Pašto ID (pvz. eksportuoti iš „Microsoft Outlook“ į „Excel“ ).
„Microsoft Excel“ suteikia visus įrankius prisijungti prie išorinių duomenų šaltinių. Pakalbėkime apie atskirtus tekstinius failus.
Tai yra ribotas teksto failas
Kaip matote, vardas ir pavardė, įmonės, kuriose jie dirba, ir kita informacija yra atskirti kableliais. Tai kableliais atskirtas teksto failas lengva sukurti bet kuriame teksto redaktoriuje.
Šiuo metu tai nėra naudinga. Įtraukite tai į skaičiuoklę ir galėsite sukurti profesionalesnį dokumentą.
Pavyzdžiui, galite lengvai ieškoti pasikartojančių duomenų ir juos pašalinti. Tada galite naudokite skaičiuoklę kurdami etiketes ir laiškų suliejimą jei adresai taip pat yra duomenų dalis.
Pagrindinė idėja yra importuoti informaciją iš teksto failo ir padalyti įvairią informaciją į atskirus stulpelius ir kiekvieną stulpelį pavadinti atitinkama antrašte.
Pažvelkime į atskirtą tekstinį failą išsamiau ...
3 skirtingi atribotų teksto failų tipai
Priklausomai nuo to, kaip atskiriate (atskiriate) kiekvieną vertę, yra trys įprasti atskirtų failų tipai. Atskiriems failo įrašams atskirti galima naudoti bet kurį simbolį.
Pavyzdžiui: vamzdis (|) arba paprasta erdvė. Jūs pastebėsite, kad šie trys yra labiausiai paplitę atskirtų tipų tipai tarp kiekvieno teksto įrašo.
- Kableliais atskirtos vertės.
- Skirtukais atskirtos vertės.
- Dvitaškiais atskirtos vertės.
Teksto ribotuvas kiekvieną vertę atskiria nuo kitos. Bet kokia vertė, einanti po skiriamojo ženklo ir einanti prieš kitą skiriamąjį ženklą, importuojama kaip viena vertė. Atminkite, kad reikšmė tarp priskirto ribotuvo gali turėti kitą skyriklį, tačiau jai reikia kabutės (') arba apostrofo (').
Paini? Ne tiek daug. Pažiūrėkime, kaip su pavyzdžiu:
Teksto faile su miestų ir valstijų pavadinimais gali būti tokių vertybių kaip „Albany, NY“.
„Microsoft Excel“ gali atskirti kablelį (,) tarp dviejų žodžių kaip skiriamąjį ženklą. Miestų ir šalių pavadinimus traktuoti kaip viena vertybė ir importuoti juos į vieną „Excel“ langelį kaip teksto kvalifikatorių turime naudoti dvigubas kabutes arba apostrofą. Jei nei vienas simbolis nenurodytas kaip teksto kvalifikatorius, „Albany, NY“ importuojamas į dvi gretimas langelius kaip „Albany“ ir „NY“.
Trumpai tariant, norėdami išsaugoti bet kokią stulpelio vertę tokią, kokia ji yra, galite ją pridėti kabutėse arba apostrofu.
Kaip matysime toliau, „Microsoft Excel“ suteikia jums visišką importo proceso valdymą ir peržiūros sritį, kad pamatytumėte duomenų formatą prieš užpildant langelius.
Konvertuoti iš atskirto teksto failo į skaičiuoklę
Yra daug internetiniai keitikliai kuris gali paimti neapdorotą CSV teksto failą ir išspjauti XLS skaičiuoklę. Zamzaras ir Konvertuotas yra dvi puikios priemonės.
Tačiau jums nereikia ieškoti internetinio keitiklio, nes „Microsoft Excel“ turi savąją funkciją, kuri atlieka šį darbą daug geriau.
Paimkime CSV failo pavyzdį ir atlikite veiksmus, kaip atskirti atskirtus teksto failus į skaičiuokles. Geras pavyzdys yra aukščiau esanti ekrano kopija, kurioje yra kableliais atskirtų reikšmių kratinys „Notepad“ faile.
„Microsoft Excel“ gali padėti paversti šį painų kratinį į tvarkingas eilutes ir stulpelius. Tada galite pradėti dirbti ir paversti ją gražiai suformuota ataskaita arba paruošti ją spausdinti.
Yra trys būdai, kaip į CSV failą įtraukti duomenis į „Excel“ skaičiuoklę. Pirmiausia pradėkite nuo lengvo.
1 būdas: automatinis importavimas
1. Spustelėkite Failas skirtuką, tada spustelėkite Atviras .
2. Pasirinkite norimą atidaryti CSV failą. „Microsoft Excel“ automatiškai atidaro teksto failą ir rodo duomenis naujoje darbaknygėje.
Tai yra tiesiausias (ir greičiausias) būdas atidaryti CSV failą. „Microsoft Excel“ naudoja numatytuosius duomenų formato nustatymus kiekvienam duomenų stulpeliui skaityti ir importuoti. Tačiau automatinis importavimas nesuteikia norimo lankstumo.
Taigi, pažiūrėkime antrąjį būdą, kuriuo naudojamas vedlys.
2 būdas: atkurkite teksto importavimo vedlį
Teksto importavimo vedlys leidžia valdyti norimų importuoti duomenų struktūrą. Jis prasideda automatiškai, kai importuojate tekstinius failus (t. Y. Failą su plėtiniu TXT).
Atidarykite „Microsoft Excel“ ir suraskite teksto failą (arba pakeiskite CSV failo plėtinį į TXT).
„Microsoft“ paslėpė senąjį teksto importavimo vedlį „Excel 365“ ir 2016 m. (Nuo 1704 m.). Bet iš „Excel“ parinkčių galite grąžinti teksto importavimo vedlį.
1. Eikite į Failas> Parinktys> Duomenys .
2. Slinkite žemyn iki Rodyti pasenusius duomenų importavimo vedlius skyrius.
3. Norėdami importuoti tekstą arba CSV failus, pasirinkite Iš teksto (senas) . Spustelėkite Gerai norėdami uždaryti parinktis.
4. Dabar galite naudoti juostelės vedlį. Eiti į Duomenys> Gauti duomenis> Senieji vedliai> Iš teksto (senas) . Naršykite ir atidarykite CSV failą, kurį norite importuoti.
Naudokite šį trijų žingsnių procesą, norėdami valdyti duomenų formatą.
1 žingsnis
Taip atrodo teksto importavimo vedlys pirmajame žingsnyje.
Pasirinkite Atribotas - Kai teksto failo elementai yra atskirti skirtukais, dvitaškiais, kabliataškiais, tarpais ar kitais simboliais.
Pasirinkite Fiksuotas plotis - Kai visi elementai yra vienodo ilgio ir tvarkingai išdėstyti atskirose stulpeliuose.
Kartais neapdoroti duomenys gali turėti antraštės eilutę. Pavyzdžiui:
'first_name','last_name','company_name','address','city','county'Naudoti Pradėkite importuoti nuo eilutės pasirinkti eilutę, nuo kurios bus pradėtas importuoti.
The Failo kilmė daugeliu atvejų gali būti paliktas numatytasis.
The Peržiūra rodo reikšmes tokias, kokios jos bus, kai jos bus atskirtos į darbalapio stulpelius.
Spustelėkite Kitas .
2 žingsnis
Pasirink Skirstytuvai jūsų failui (kablelis, mūsų atveju). Patikrinkite, ar nėra kito simbolio Kiti ir įveskite simbolį mažame lauke. The Duomenų peržiūra langas suteikia žvilgsnį į stulpelių duomenis.
Pasirinkite Iš eilės esančius ribotuvus laikykite vienu žymės langelį, jei jūsų duomenyse yra daugiau nei vieno simbolio skirtukas tarp duomenų laukų arba jei jūsų duomenyse yra keli tinkinti skirtukai.
Pavyzdžiui, tai padeda tvarkyti failus, kuriuose gali būti papildomos vietos prieš arba po kito skiriamojo ženklo. Galite padėti nustatyti erdvę kaip kitą ribotuvą ir pažymėti šį langelį.
Naudoti Teksto kvalifikatorius išskleidžiamajame meniu, kad pasirinktumėte simbolį, kuris apima reikšmes jūsų teksto faile. Anksčiau kalbėjome, kaip teksto kvalifikatorius gali padėti importuoti kai kurias vertes į vieną langelį, o ne į atskiras.
Naudoti Duomenų peržiūra langą, kad patikrintumėte išvaizdą.
Spustelėkite Kitas .
Pastaba: Importuojant fiksuoto pločio duomenis pasikeičia vedlio ekranas.
kaip apsaugoti nešiojamąjį kompiuterį nuo perkaitimo
The Duomenų peržiūra langas gali padėti nustatyti stulpelių plotį. Naudokite viršutinę lango juostą, kad nustatytumėte stulpelio lūžį, pavaizduotą vertikalia linija. Vilkite stulpelio lūžį, kad padidintumėte arba sumažintumėte plotį. Dukart spustelėkite stulpelio lūžį, kad jį pašalintumėte.
Fiksuoto pločio faile failo reikšmėms atskirti nenaudojami skyrikliai. Duomenys yra suskirstyti į eilutes ir stulpelius, po vieną įrašą kiekvienoje eilutėje. Kiekvienas stulpelis turi fiksuotą plotį, nurodytą simboliais, kuris nustato maksimalų duomenų kiekį, kurį jis gali laikyti.
3 žingsnis
Peržiūros langai tampa svarbesni šiame ekrane, nes galite tiksliai sureguliuoti į kiekvieną lauką patenkančių duomenų formatą naudodami Stulpelio duomenų formatas . Pagal numatytuosius nustatymus „Microsoft Excel“ importuoja duomenis bendru formatu. Peržiūros lange pasirinkite stulpelį ir nustatykite tinkamą formatą.
Pavyzdžiui, galite pasirinkti ...
- Tekstas teksto laukams.
- Data ir bet kokio stulpelio, kuriame yra datos, datos formatas.
- bendras valiutoms konvertuoti į „Excel“ valiutos formatą.
Naudoti Išplėstinė mygtuką, kad nurodytumėte dešimtainio skaičiaus tipą ir tūkstančius skaitinių duomenų skyriklių.
Pavyzdžiui, jei norite rodyti 100 000 kaip 1 000 000. „Excel“ rodo skaičius pagal formatą, nustatytą kompiuterio regioniniuose nustatymuose.
Spustelėkite Baigti . Pabaigoje Importuoti duomenis pasirodo dialogo langas.
Dabar nesijaudinkite dėl to per daug. Tai suteikia keletą galimybių įterpti duomenis į skaičiuoklę arba sukurti ryšį su išorine duomenų baze. Numatytasis nustatymas yra įterpti tekstu atskirtas reikšmes į lentelę.
„Senas“ senas metodas vis dar yra geriausias būdas tai padaryti, kai jūsų CSV failas yra paprastas. Jei ne, dabar yra naujas metodas, kuris gali patenkinti sąskaitą bet kokiems teksto importo poreikiams.
3 metodas: naudokite „Gauti ir transformuoti duomenis“
Skirtuke Duomenys yra visi įrankiai, kurių jums reikės norint surinkti išorinius duomenis ir priversti juos elgtis taip, kaip norite. Pavyzdžiui, galite sukurti „PivotTable“ ataskaitą ir ją atnaujinti, kai pasikeičia išoriniai duomenys.
Tai nereikalinga paprastiems CSV failams, tačiau eikime į priekį ir pažiūrėkime, kaip į „Excel“ įtraukti ribotų duomenų stulpelius.
1. Atidarykite tuščią darbaknygę.
2. Eikite į Duomenys juostelės skirtuką. Tada spustelėkite mažą išskleidžiamojo meniu rodyklę po Gauti duomenis mygtuką (skiltyje Gauti ir transformuoti duomenis grupė). Pasirinkite Iš Failas> Iš teksto/CSV .
3. Į Importuoti teksto failą dialogo lange, suraskite vietą darbalaukyje ir pasirinkite CSV teksto failą, kurį norite importuoti. Teksto importavimo vedlys yra tvarkingai rodomas su pasirinktimis, kurias dabar galite pasirinkti.
Kaip matote, galite pakeisti simbolių kodavimą ir atriboto simbolio pasirinkimą arba įvesti pasirinktinį skyriklį.
„Excel“ nustato ribotuvą, pagal numatytuosius nustatymus analizuodama pirmąsias šimtus duomenų rinkinio eilučių. Galite tai pakeisti ir leisti „Excel“ dirbti su visu duomenų rinkiniu. Nerekomenduojama, jei turite importuoti milijonus įrašų.
4. Spustelėkite Įkelti mygtuką, kad importuotumėte duomenis į naują gražų darbalapį.
5. Kai importuojate duomenis į „Excel“, sukuriamas duomenų ryšys. Galite vykdyti užklausas ir prijungti darbalapį prie išorinio šaltinio. Bet kokie pradinių šaltinio duomenų pakeitimai bus automatiškai atnaujinami „Excel“ lape.
6. Šį ryšį galite atšaukti apsilankę Duomenys> Užklausos ir ryšiai kad atidarytumėte skydelį šone.
Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ir pasirinkite Ištrinti . Arba užveskite pelės žymeklį virš duomenų šaltinio failo pavadinimo ir paspauskite Ištrinti atsidariusiame lange. Jei esate tikri, spustelėkite Ištrinti vėl.
Duomenų transformavimas nepatenka į šios pamokos taikymo sritį. Taigi aš jus nukreipsiu į „Microsoft“ Darbo su „Get & Transform“ pradžia „Excel“ palaikymo puslapyje, kad gautumėte daugiau pagalbos.
Daugybė atskirtų failų naudojimo „Excel“
Reikia atskirti vardo ir pavardės sąrašą ir paruošti juos spausdinti? Konvertuokite atskirtą teksto failą į „Excel“. Galite importuoti arba eksportuoti iki 1 048 576 eilučių ir 16 384 stulpelių. O atskirti failai palaikomi beveik visur. Naudokite „Excel“ kaip laiko taupymo priemonę naudodami aukščiau pateiktus metodus ir patarimus arba sužinokite kaip išgauti skaičių ar tekstą iš „Excel“ .
Dalintis Dalintis „Tweet“ Paštu 6 garsinės alternatyvos: geriausios nemokamos arba pigios garso knygų programosJei nenorite mokėti už garso knygas, čia yra keletas puikių programų, leidžiančių nemokamai ir legaliai jų klausytis.
Skaityti toliau Susijusios temos- Produktyvumas
- Skaičiuoklė
- „Microsoft Excel“
- „Microsoft Office 2016“
- „Microsoft Office 2019“
Saikat Basu yra redaktoriaus pavaduotojas interneto, „Windows“ ir produktyvumo srityse. Pašalinęs MBA nešvarumus ir dešimt metų trukusią rinkodaros karjerą, jis dabar aistringai padeda kitiems tobulinti savo pasakojimo įgūdžius. Jis ieško trūkstamo Oksfordo kablelio ir nekenčia blogų ekrano kopijų. Tačiau fotografijos, „Photoshop“ ir produktyvumo idėjos ramina jo sielą.
Daugiau iš Saikat BasuPrenumeruokite mūsų naujienlaiškį
Prisijunkite prie mūsų naujienlaiškio, kad gautumėte techninių patarimų, apžvalgų, nemokamų el. Knygų ir išskirtinių pasiūlymų!
Norėdami užsiprenumeruoti, spustelėkite čia