Home-theater-designers
1971 m. Pirmasis laiškas buvo siunčiamas iš vieno kompiuterio į kitą. Dabar, 269 milijardus el siunčiami kiekvieną dieną.
Neįmanoma įsivaizduoti, kiek šių el. Laiškų yra nereikalingi. Kiek jų tarnauja tik tam, kad sukeltų daugiau painiavos. Kad sudegintų dar daugiau gavėjų dėmesio ir kantrybės.
Tačiau vienas dalykas neabejotinas: jei daugiau žmonių pradėtų efektyviai atsakyti į el. Laiškus, mes visi būtume pririšti prie savo pašto dėžutės šiek tiek mažiau sandariai ir mūsų nerimas el. Paštu būtų šiek tiek silpnesnis.
Akivaizdžiausias sprendimas čia yra ne tik „atsakymas į eilę“, bet ir atsakymas tinkamai . Įterpus atsakymą atsakoma pagrindiniame el. Laiško tekste, o ne rašote savo el. Laišką nuo nulio.
Tiesioginis atsakymas yra tai, ką daugelis iš mūsų kartkartėmis daro. Bet mes turėtume atsakyti tiesiogiai toli dažniau. Turėtume tai padaryti turėdami omenyje keletą taisyklių, kad šios sudėtingos el. Pašto gijos būtų tvarkingos ir lengvai sekamos.
Atsakome į el. Laišką neteisingai
Inline atsakymo priešingybė yra tai, kas dažnai vadinama „aukščiausiu skelbimu“. Čia paspausite atsakymą į el. Laišką ir tiesiog pradėsite rašyti teksto laukelio viršuje. Taip susideda dauguma šiandienos el. Tačiau nebent susiduriate su labai paprastais el. Paštu, aukščiausias skelbimas gali sukelti įvairių problemų.
Pirmiausia, kai skelbiate aukščiausio lygio pranešimus, grįžimas prie originalaus el. Laiško tampa didžiulis vargas, o tai reiškia, kad ieškant el. Laiško po el. Laiško galima rasti tai, ko ieškote. Tada turite slinkti žemyn iki kurto el. Laiško, kad galbūt perfrazuotumėte tai, ką ką tik radote, iš konteksto ir dažnai trūkstamų svarbių dalykų.
Kartais gavėjas gali atsakyti į jūsų el. Laišką visiškai naujame el. Laiške, o tai reiškia, kad jūsų pokalbis dabar vyksta dviem ar daugiau atskirų gijų.
Jei dalyvaujate grupės pokalbyje, viskas tampa dar netvarkingiau. Stebėkite, kas į ką atsako, kada ir į ką atsakė tie atsakymai tampa beveik neįmanomu žygdarbiu.
Įterptas atsakymas yra sprendimas
Vietoj to, kad skelbtume aukščiausius pranešimus, turėtume atsakyti įterpti - tai yra pirminio el. laiško tekste. „Outlook“ ir „Apple Mail“ galite pamatyti pradinį pranešimą, kai tik paspausite atsakymą. „Gmail“ tiesiog paspauskite tris taškus kūrimo ekrano apačioje, kad būtų parodytas pokalbis.
Patarimas: Norėdami pašalinti vertikalią „citatos“ eilutę iš „Gmail“ atsakymo, paryškinkite visą el. Laišką, tada spustelėkite įterpti mažiau mygtuką.
Įtrauktas atsakymas išsprendžia problemą, kai reikia slinkti per daugybę pranešimų, nes originalus el. Laiškas yra įtrauktas ir jo galima ieškoti naujausiame to pokalbio metu gautame pranešime. Tai reiškia, kad viskas laikoma kontekste.
Be to, jums nereikia gaišti laiko apibendrinant kitų žmonių atsakymus ar kopijuojant įklijuoti laiškų fragmentus, kad jūsų atsakymai būtų prasmingi. Naudojant tiesioginius atsakymus, viskas yra prieinama, kad visi galėtų bet kuriuo metu grįžti.
Ir temoms, kuriose dalyvauja keli žmonės, lengva atskirti, kas ką pasakė ir kam atsakyti (jei tai padaryta tinkamai).
Tinkamai atsakykite į eilutę
Kai dauguma žmonių atsako į eilę, jie tiesiog parašo savo atsakymus šalia teksto, į kurį nori atsakyti, ir paryškina arba paryškina.
Tai toli gražu nėra idealu. Kai tik kas nors atidaro el. Laišką paprastu tekstu, jis negali matyti šio formato. Ir kai tik gijoje yra daugiau nei pora žmonių, viskas gali greitai sutrikti.
Taigi, čia yra trumpas vadovas tinkamai įterptas atsakymas yra keičiamo dydžio ir sumažins painiavą.
1. Nepasikliaukite formatavimu
Kaip minėta, kai kuriais atvejais gavėjas gali nematyti formato, kurį įtraukėte į el. Laišką (pvz., Jis gali teikti pirmenybę paprastam tekstui). Jei kas nors yra aklas nuo spalvų, jam gali būti sunku sekti gijas, kuriose yra kelios spalvos.
ar visada reikia gauti kuo didesnį avinų kiekį? Kodėl ar kodėl ne?
Visais būdais naudokite formatavimą, kad būtų lengviau rasti atsakymus nuskaitydami el. Bet nepasikliaukite vien tik ant jo.
2. Pratarmės atsakymai su jūsų vardu
Užuot pasikliaudami formatavimu, įpratę visus atsakymus nurodyti savo vardu ir, jei reikia būti ypač organizuotam, data. Paprašykite visų gavėjų daryti tą patį.
Šiuo metu „Gmail“ neturite kito pasirinkimo, kaip rankiniu būdu įvesti savo vardą. Tas pats pasakytina apie vis švelnią „Apple Mail“ programą.
Tačiau jei naudojate „Outlook“, yra funkcija, leidžianti automatiškai įvesti atsakymus jūsų vardu. Norėdami tai padaryti, eikite į Failas> Parinktys> Paštas . Tada eikite į Atsakymai ir persiųsti , Patikrink Pratarmės komentarus su ir įveskite savo vardą į teksto lauką. Kai atsakote į el. Laiško tekstą, jūsų vardas bus automatiškai rodomas skliausteliuose.
Pašto paukštis taip pat turi šią parinktį pagal nutylėjimą.
3. Prašome naudoti linijų pertraukas
Kai paliekate tiesioginį atsakymą, jis turėtų būti pateiktas naujoje eilutėje, o ne įterptas sakinio viduryje arba pastraipos pabaigoje.
Dėl to kitiems žmonėms yra daug lengviau atsakyti į jūsų komentarus, o pokalbio, vykstančio aplink kiekvieną tašką, nuskaitymas tampa daug paprastesnis.
4. Įtraukti daugiapakopius atsakymus
Kai viename el. Laiške nagrinėjami keli taškai, viename pranešime bus kelios temos.
Jei norite, kad šie atsakymai būtų tvarkingi, turėtumėte įtraukti temas į atsakymus, kad būtų aišku, kurie komentarai yra susiję su kiekvienu punktu. Aš asmeniškai manau, kad čia naudojami intuityviausi simboliai naudojant kampinius skliaustus (>), nes ženkleliai gali būti nerodomi paprasto teksto el.
Taip sutaupysite daug pastangų bandydami išsiaiškinti, į kurią pokalbio dalį reikia atkreipti dėmesį.
5. Paskutinė išeitis: naudokite geresnį įrankį
Niekas neapsimetinėja, kad tiesioginiai atsakymai yra puikus sprendimas. Bet jei neturite kito pasirinkimo, kaip tik naudoti el. Paštą, skirkite laiko efektyviems ir efektyviems el. Laiškams rašyti. Atsižvelgiant į aukščiau pateiktas priežastis, atsakymas į eilę yra geriausias būdas tęsti projektų pažangą. Tai taip pat padeda visiems neatsilikti nuo daugybės pokalbių el.
Jei manote, kad net įterpti atsakymai tampa pernelyg sudėtingi arba jei jūsų kolegos negali įprasti tinkamai atsakyti, gali būti laikas ieškoti kitos priemonės.
Komunikacijos priemonės, tokios kaip Silpnas , Yammer , ir Susiglauskite palengvinti sudėtingą komandos bendravimą. Užuot toliau kovoję su el. Paštu, gali būti laikas išbandyti vieną iš šių.
Perduok žinią
Kai priimsite šias paprastas įterptinio atsakymo taisykles, daugelis gavėjų įvertins, koks efektyvus yra šis el. Laiškas, ir pradės natūraliai mėgdžioti jūsų požiūrį.
Tačiau jei jie natūraliai nekopijuoja jūsų apgalvoto el. Laiškų etiketo, patraukite juos į viršų. Nusiųskite jiems šį straipsnį. Aprašykite, kaip norite, kad jie atsakytų, ir paaiškinkite, kad tai sutaupys daugybę nesuprastų pranešimų, sugaišto laiko ir konteksto praradimo.
Minuso tikrai nėra.
Ar manote, kad šios taisyklės padės jums sekti sudėtingas el. Pašto gijas? Ar yra kitų atsakymų patarimų, kurie, jūsų manymu, būtų naudingi?
Vaizdo kreditas: sangoiri/ Depositphotos
Dalintis Dalintis „Tweet“ Paštu Kalbos animacijos vadovas pradedantiesiemsKalbos animacija gali būti iššūkis. Jei būsite pasirengę pradėti dialogą prie savo projekto, mes suskaidysime procesą už jus.
Skaityti toliau Susijusios temos- Produktyvumas
- „Gmail“
- Patarimai el. Paštu
- „Apple Mail“
- „Microsoft Outlook“
Robas Nightingale'as yra baigęs filosofijos studijas Jorko universitete, JK. Jis daugiau nei penkerius metus dirbo socialinės žiniasklaidos vadybininku ir konsultantu, vesdamas seminarus keliose šalyse. Pastaruosius dvejus metus Robas taip pat buvo technologijų rašytojas, „MakeUseOf“ socialinės žiniasklaidos vadovas ir naujienlaiškių redaktorius. Paprastai jį rasite keliaudamas po pasaulį, mokydamasis redaguoti vaizdo įrašus ir eksperimentuoti su fotografija.
Daugiau iš Rob NightingalePrenumeruokite mūsų naujienlaiškį
Prisijunkite prie mūsų naujienlaiškio, kad gautumėte techninių patarimų, apžvalgų, nemokamų el. Knygų ir išskirtinių pasiūlymų!
garsas neveikia nešiojamojo kompiuterio „Windows 10“Norėdami užsiprenumeruoti, spustelėkite čia