Kaip sukurti profesionalias ataskaitas ir dokumentus „Microsoft Word“

Kaip sukurti profesionalias ataskaitas ir dokumentus „Microsoft Word“
Šį vadovą galima atsisiųsti kaip nemokamą PDF. Atsisiųskite šį failą dabar . Nesivaržykite nukopijuoti ir pasidalyti šia informacija su draugais ir šeima.

Jei „Microsoft Office“ būtų buvusi šalis, ji būtų trečia pagal gyventojų skaičių šalis pasaulyje. 1,2 milijardo žmonių naudoti vieną programų rinkinį yra neįtikėtinai. Ir jie „kalba“ 107 kalbomis!





Tačiau šiuo metu jūs ir aš kalbame anglų kalba ir kalbėsime apie populiariausią „Microsoft Office“ arsenalo įrankį - Microsoft word 2016 m .



kaip nulaužti „snapchat“ paskyros tamsųjį internetą

Šis dokumentų redaktorius naudojamas įvairiems dokumentams rašyti. Nuo paprastos programos iki būtino gyvenimo aprašymo. Nuo paprasto kibirų sąrašo iki biuro atmintinės. Manome, kad galime dirbti su „Word“. Tačiau kai susėdame rašyti rimtos profesinės ataskaitos, atrandame svarbų faktą.





Profesionaliam ataskaitos rašymui reikia kitokių įgūdžių.

Taigi, paklauskite savęs šito - Ar galite pereiti nuo vieno dokumento prie ilgos ataskaitos? Ar žinote visas „Microsoft Word“ funkcijas, kurios padės valdyti šį didelio masto dokumentų projektą? Ar galite bendradarbiauti dirbdami su kitais komandos nariais?



Galite būti studentas, smulkaus verslo savininkas ar biuro darbuotojas ... jums reikės sukurti ataskaitą ar profesionaliai suformuotą dokumentą. Šis „MakeUseOf“ vadovas padės jums atnaujinti savo metodus ir patobulinti dizaino metodą.

Šiame vadove:

Ataskaitos rašymas - Įvadas | Ataskaitų kontrolinis sąrašas



Naudingi „Microsoft Word“ įrankiai - Įklijuoti specialiai | Tyrinėtojas | Užšaldykite savo dokumento dalis

Darbas prie maketo ir dizaino - Įvadas | Viršelis | Turinys | Antraštė ir Poraštė | Puslapių numeriai | Šrifto stilius | Pastraipos stilius | Puslapio pertraukos | Stiliai ir temos | Subtitrai | Greitos dalys | Puslapio kraštinės



Literatūra ir bendradarbiavimas - Indeksas | Bibliografijos | Kryžminės nuorodos | Komentarai

Užbaikite savo ataskaitą - Parašai | Vandens ženklai | Tik skaitymui | Spausdinti į PDF

Kitas žingsnis - Išvada

Ataskaitos rašymas

Ataskaitų rašymas apima tyrimus ir tada tos analizės rezultatų paskelbimą. Profesiniame pasaulyje svarbiausia tai, ką publikuojate, „išvaizda“ ar išvaizda. Akį džiuginantis galutinis rezultatas gali pakenkti jūsų reputacijai ir sustiprinti jūsų asmeninį prekės ženklą.

Toliau aprašyti veiksmai padės jums naudotis „Microsoft Word 2016.“ ekspertų funkcijomis. Praleiskite daug laiko planui. Pradėkite nuo šių gairių…

1 žingsnis: nuspręskite tikslą

Prieš pradėdami ataskaitą, pirmiausia turite žinoti, kodėl ją rašote. Ataskaitos yra įvairių rūšių, tačiau jos yra skirtos informuoti arba įtikinti. Jis gali būti skirtas aprašyti techninį procesą, dalytis pagrindine informacija arba parodyti projekto pažangą.

Paklausk savęs - Ką ir Kodėl . Tai padės jums išsiaiškinti tikslą iki vieno pagrindinio dalyko ir jo laikytis, o ne kratytis nereikalingų detalių.

2 žingsnis: nustatykite savo auditoriją

Antras svarbus dalykas yra įvertinti savo auditoriją. Ar jie galės suprasti, apie ką jūs kalbate? Ar yra skirtingų lygių skaitytojų, kurie skaitys pranešimą? Skaitytojo žinios apie temą labai paveiks informaciją, kurią turite įtraukti.

Nuspręskite apie pagrindinę auditoriją ir tada parašykite ataskaitą tinkamu techniniu lygiu. Antrinė auditorija gali būti papildyta papildoma informacija ataskaitos pabaigoje.

3 žingsnis: žinokite savo temą

Jūs turite žinoti, apie ką kalbate. Taigi, ištirkite temą ir įtraukite visą svarbią informaciją, kad įrodytumėte savo nuomonę. Įsitikinkite, kad padarėte išvadą, pagrįstą faktais, o ne asmenine nuomone. Informacija turi būti teisinga, aktuali ir gerai pateikta.

Taip pat naudokite įvairius išteklius, tokius kaip žurnalai, laikraščių straipsniai, knygos, svetainės, brošiūros, neapdoroti duomenys, metinės ataskaitos ir kalbos, padedančios paremti jūsų mintis. Tik neprisiriškite prie Vikipedijos.

4 žingsnis: apibūdinkite ataskaitą

Jūs atlikote tyrimą. Yra daugybė informacijos, kuri laukia spausdinimo ir spausdinimo. Bet palauk! Neskęsk prieš įeidamas į vandenį. Paruoškite galutinį ataskaitos planą, kuris bus kelio taškų diagrama, padedanti naršyti nuo pradžios iki pabaigos. Kontūras yra planas. Tai suteiks jums galimybę pamatyti žemę iš paukščio skrydžio, taip pat parodys, kur reikia užpildyti išsamią informaciją.

Idėjos ataskaitos struktūrą gali sudaryti šie elementai:

  • Titulinis puslapis
  • Santrauka
  • Turinys
  • Įvadas
  • Ataskaitos turinys
  • Išvada
  • Rekomendacijos
  • Priedas
  • Bibliografija ir literatūra

„Microsoft Word“ Dokumento kontūras yra galinga funkcija, kuri gali padėti jums sutvarkyti dokumentą dar prieš pradedant jį pildyti tyrimais. Pasinaudoti smegenų šturmo ir minčių planavimo šablonai taip pat.

5 veiksmas: rašykite, redaguokite, koreguokite ir baikite

Sukūrę ataskaitą, laikas užpildyti antraštes turiniu. Aš asmeniškai manau, kad geriausia išnagrinėti po truputį kiekvieną skyrių ir tada jį papildyti informacija. Tai galite padaryti, jei norite, arba užbaigti kiekvieną skyrių, kai einate žemyn ataskaitos struktūra. Įsitikinkite, kad pirmiausia sutelkiate dėmesį į savo idėjų pateikimą ir naudojate patvirtinamuosius įrodymus, o ne rašybą ir gramatiką. Apibrėžkite savo argumentą ir parašykite kelis sakinius, kuriuose išdėstytos jūsų pagrindinės idėjos. Jei radote ką nors, ką verta cituoti, cituokite.

Kai dauguma jūsų teksto parašyta, dabar laikas jį perskaityti ir įsitikinti, kad jis gerai eina. Būtinai vadovaukitės skaitytojo supratimu naudodami pereinamuosius žodžius, tokius kaip „Ši informacija rodo ...“, „Kitaip tariant ...“, „Panašiai…“, ir pabrėžkite svarbius dalykus.

Galiausiai skirkite laiko korektūrai, patikrinkite gramatiką ir rašybą ir dar kartą patikrinkite visą svarbią informaciją ir jos loginį srautą. Geriausia palikti bent vieną dieną savo darbui patikrinti ir koreguoti. Nemėginkite jo redaguoti iškart po to, kai manote, kad baigėte, nes jūs linkę praleisti tai, ką parašėte. Miegokite ir kitą dieną perskaitykite.

Ataskaitų kontrolinis sąrašas

Prieš eidami ir pateikdami ar įteikdami ataskaitą, prie kurios taip sunkiai dirbote, įsitikinkite, kad atlikote šiuos veiksmus:

  • Užpildykite titulinį puslapį su pavadinimu, savo vardu, data, kam skirta ataskaita ir galimu aprašymu, apie ką yra ataskaita.
  • Turinio puslapyje yra atitinkamos antraštės, o puslapių numeriai yra teisingi.
  • Įsitikinkite, kad įvadas apima pagrindinius dalykus, ataskaitos apimtį ir tikslą, kurio ji nori pasiekti.
  • Jūs pridėjote antraštes virš lentelių ir žemiau vaizdų/grafikų.
  • Ar pranešimo turinys informaciją pateikia aiškiai, logiškai, faktiškai, neatsilieka nuo temos?
  • Ar išvadoje pateikiami rezultatai, pakartojama pagrindinė mintis ir nėra jokios naujos informacijos?
  • Ar antraštės ir antraštės aiškiai pažymėtos?
  • Ar citatos yra aktualios, atnaujintos ir teisingai nurodytos?
  • Ar prireikus naudojote puslapių pertraukas?

Dabar paleiskite „Microsoft Word“ ir pažvelkime į funkcijas, kurios padės sudaryti ataskaitos projektą ir pateikti jį kaip profesionalų dokumentą.

Naudingos „Microsoft Word“ funkcijos ataskaitoms rašyti

Priimkite tai kaip kąsnio dydžio patarimus ir įsisavinkite juos po vieną.

„Microsoft Word“ yra didelė haubica su daugybe veržlių ir varžtų. Sutelkime dėmesį į pagrindinius įgūdžių rinkinius ir priemones, kurių jums prireiks planuojant, rengiant ir pristatant profesinę ataskaitą. „Microsoft Word“ funkcijos, kurias aptarsime toliau, taip pat yra našumo spartieji klavišai, kurie palengvins jūsų darbą.

Patarimas: Naudokite „Microsoft Word 2016“ asistentą „Pasakyk man“, kad sužinotumėte daugiau apie naujas „Office“ rinkinio funkcijas.

Pradėkime nuo trijų preliminarių įrankių ...

Naudokite „Paste Special“

Daugeliui iš mūsų, kai reikia nukopijuoti tekstą ar vaizdą į „Word“, CTRL+V spartusis klavišas puikiai tinka. Tačiau kartais galime norėti įklijuoti nukopijuotus duomenis į kitą formatą, pvz., „Excel“ duomenis kaip vaizdą. Su Įklijuoti specialiai komandą, kurią galite atmesti arba nurodyti formatą, kai įklijuojate paveikslėlį, pristatymo duomenis, lentelę ar objektą iš bet kurios kitos programos į „Word“.

Jūs daug dirbsite su „Excel“ lentelėmis ir diagramomis profesionaliame dokumente.

Jei tiesiog nukopijuosite tai, ko norite, ir spustelėkite įklijuoti, pastebėsite, kad duomenys bus įterpti kaip lentelės. Bet jei tai yra didelis langelių plotas, kurį norite įklijuoti ir nenorite jo redaguoti, galbūt norėsite įklijuoti jį kaip vaizdą ir papildomą redagavimo parinktį.

In „Microsoft Excel“: Pasirinkite ir pažymėkite langelius, kuriuos norite kopijuoti> Paspauskite CTRL+C.

In Microsoft word: Eiti į Pagrindinis> Įklijuoti> Įklijuoti specialiai . Pasirinkite Įklijuoti specialiai ir dialogo lange pasirinkite „Microsoft Office Excel“ darbalapio objektas .

Galite pakeisti duomenų dydį, kaip tai buvo vaizdas, ir dukart spustelėję galėsite redaguoti reikšmes. Galite pakeisti lentelę ar diagramą ir ją pertvarkyti. Ir jei atnaujinate diagramos ar lentelės duomenis „Excel“, galite automatiškai atnaujinti diagramą „Word“.

Išbandykite ir dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite kontekstinį meniu. Pasirodo specialus įklijavimo meniu:

Yra daugiau duomenų importavimo iš „Excel“ į „Word“ parinktis . The „Microsoft Office“ palaikymas puslapyje jie taip pat išsamiai aprašomi.

Naudokite tyrėją

Taip, yra „Google“ ir „Wikipedia“. Tačiau nuolatinis perėjimas iš „Word“ į naršyklę gali trukdyti produktyvumui. „Office 2016“ į šį grubų darbą įtraukia galingą mokslinių tyrimų integraciją. Tyrėjas gali ne tik padėti rasti turinį iš „Microsoft Word“, bet ir greitai pridėti citatų. Jis naudoja „Bing“ žinių diagramą, kad surastų tinkamą turinį, kuris palaikytų jūsų dokumentą.

Eiti į Juostelė> skirtukas Nuorodos ir c Pasirinkite Tyrinėtojas . Dešinėje atsidarys sritis su paieškos parinktimis.

Įveskite norimos ieškoti temos raktinį žodį ir paspauskite „Enter“.

Rezultatų srityje rodomas šaltinių, kuriuos galite naudoti savo dokumente, sąrašas. Pasirinkite temą, kurią norite išsamiai ištirti.

Pridėkite temą prie „Microsoft Word“ dokumento spustelėdami pliuso ženklą viršuje dešinėje. Taip pat galite spustelėti pliuso ženklą ant bet kurio rezultato, kad nurodytumėte tyrimo dokumento šaltinį. Citavimo šaltinis padeda paremti jūsų tyrimus naudojant žiniatinklio šaltinius ir knygas.

Kaip pamatysime vėliau, anotuota bibliografija yra viena sunkiausių dokumento dalių. Tyrėjas yra protingas asistentas, kuris įsikiša.

Užšaldykite dalį „Word“ dokumento

Laikykime savaime suprantamu dalyku, kad jūsų profesinė ataskaita bus ilgas ir sudėtingas darbas. „Word“ langą galite padalyti į dvi sritis, kad galėtumėte vienu metu peržiūrėti dvi skirtingas dokumento dalis. Tai sutaupo daug laiko, kai norite kopijuoti ir įklijuoti dalis iš vienos vietos į kitą arba nurodyti vieną dokumento dalį dirbdami kitoje vietoje.

Eiti į Juostelė> Skirtukas Rodinys> Skaidyti .

Norėdami pašalinti suskaidymą, spustelėkite Pašalinti „Split“ tame pačiame skirtuke.

„Windows“ grupė suteikia keletą galimybių pakeisti darbo su dviem ar daugiau dokumentų būdus. Savybės yra savaime suprantamos.

Norėdami slinkti abu dokumentus vienu metu, spustelėkite Sinchroninis slinkimas skirtuko „Rodinys“ grupėje „Langai“. Taip pat galite spustelėti Žiūrėti greta kad dvi dokumento dalys būtų viena šalia kitos.

Patarimas: Naudokite „Split View“, kad būtų rodomi du skirtingi išdėstymai - pavyzdžiui, „Print“ ir „Outline“. Nustatykite padalijimą. Tada spustelėkite norimą keisti sritį, tada skirtuke Rodinys pasirinkite kitą išdėstymą.

Darbas prie maketo ir dizaino

Ataskaitos pateikimas priverčia ką nors perskaityti pranešimą, todėl labai svarbu, kad jūsų ataskaita būtų gerai pateikta. Jei pasirinktumėte keturias ataskaitas, ką pasirinktumėte?

  1. Ataskaita ranka.
  2. Dokumentas, atspausdintas nespalvotai.
  3. Ataskaita atspausdinta ant įprasto spalvoto A4 formato popieriaus.
  4. Spalvotai atspausdinta ataskaita su patraukliu tituliniu puslapiu, tvarkingai apjuosta ir lygi?

Rinksitės ketvirtą ataskaitą, nes ji jus patraukia vien dėl vizualinės išvaizdos.

Priekinis dangtelis nėra vienintelė priežastis. Gerai suplanuota ataskaita yra lengviau skaitoma. Taip pat lengviau nuskaityti, kai neturite laiko skaityti. Štai kodėl jums reikia skirti šiek tiek laiko antraštėms ir poraštėms bei įvairiems stiliams ir temoms. Trumpai tariant - kiekvieno ataskaitos elemento formatavimas.

Formatavimas gali atrodyti kaip sunkus darbas, tačiau tai yra įdomus pratimas, kuris lavins visus jūsų kūrybinius raumenis. Svarbiausi dalykai bus įgūdžiai, kuriuos galėsite pritaikyti bet kur „Microsoft Office“. Ir sutaupysite laiko naudodami visus čia išmoktus produktyvumo patarimus.

„Microsoft Word 2016“ turi turtingą funkcijų rinkinį. Tai tik keletas būdų, kaip jūsų ataskaitos dizainas gali išsiskirti iš kitų ir būti profesionalus. Taigi, suskaidykime išdėstymo ir dizaino įgūdžius.

Šiame skyriuje žingsnis po žingsnio bus aptartos šios funkcijos:

  • Pradėkite nuo viršelio
  • Sudarykite turinį
  • Sukurkite antraštę ir poraštę
  • Pridėti puslapių numerius

(Turinio formatavimas)

  • Pasirinkite tinkamus šriftus
  • Stiliaus pastraipos
  • Valdykite puslapio pertraukas
  • Naudokite stilius ir temas
  • Subtitrai
  • Naudokite greitas dalis
  • Papuoškite puslapio kraštinėmis

1. Pradėkite nuo viršelio

Pirmasis puslapis yra pirmasis kontaktas su skaitytoju. Tai taip pat yra jūsų galimybė padaryti palankų įspūdį. Neleiskite, kad meninių įgūdžių stoka būtų pasiteisinimas, nes „Word“ imasi šio darbo su integruota titulinių puslapių galerija. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai susituokti su pranešimo tema.

„Microsoft Word 2016“ jums siūlo 16 iš anksto suformatuotų šablonų ir dar trys „Office.com“.

Eiti į Įterpti> Puslapių grupė> Viršelis .

Pagal numatytuosius nustatymus viršelis rodomas dokumento pradžioje.

Kadangi siūlomi tik 16 „oficialių“ šablonų, galite pastebėti, kad visi kiti jūsų bendraamžiai turi tą patį viršelį. Taigi, kodėl gi ne pritaikyti jį ir padaryti jį šiek tiek unikalesnį.

Tu gali sukurti titulinį puslapį (arba titulinį puslapį) „Microsoft Word“ tai gali būti kamino originalas. Išsaugokite jį kaip šabloną arba lengvai pakeiskite dizainą.

2. Sudarykite turinį

Atsitiktiniai skaitytojai nuskaito. Geri skaitytojai pirmiausia nuskaito, o paskui neria giliai. Turinio lentelėje pateikiami būdai, padedantys abiem. Kai tai ilgas ir sudėtingas dokumentas, ar ne verčiau patikrinsite žemės plotą prieš eidami į jus dominantį skyrių?

Jei jūsų dokumentas yra ilgesnis nei 10 puslapių, apsvarstykite turinį (TOC). Pirmiausia turėtumėte įsitikinti, kad to nereikia pertvarkykite visus dokumento puslapius prieš kuriant TOC.

„Microsoft Word“ nereikia visą turinio rašyti ranka. Ten yra Turinio automatinis įrankis po Nuorodos skirtuką, kuriame atsižvelgiama į jūsų kontūrą ir suprojektuojama už jus. Be to, galite lengvai jį atnaujinti, kai norite ką nors pakeisti.

Taip pat yra šablonų, kuriuos galite atsisiųsti ir pritaikyti prie turinio pobūdžio. Pavyzdžiui, disertacijos TOC atrodys kitaip nei įmonės metinė ataskaita.

Mes turime visą mokymo programą kaip sukurti „Word“ turinio puslapį .

Jo esmė tokia:

Sukurkite kontūrą ir naudokite antraščių stilius hierarchijai tvarkyti. Taikykite automatinį TOC įrankį antraščių stiliams. „Word 2016“ ieško tų antraščių ir įterpia turinį į jūsų dokumentą. Tada atlikę dokumento pakeitimus galite automatiškai atnaujinti savo turinį.

Norėdami daugiau praktiškai valdyti, taip pat galite naudoti Rankinis turinys stilius. „Word“ įterpia vietos žymeklio tekstą, o jūs turite įterpti ir formatuoti kiekvieną turinį sąraše.

Antraštės ir poraštės yra svarbios ataskaitose, nes pagrindinis tikslas yra pateikti informaciją apie ataskaitą kiekviename puslapyje. Tai yra įprastos puslapių numerių rodymo sritys. Dokumento antraštėje turėtų būti ataskaitos pavadinimas ir galbūt jos sukūrėjo vardas. Dabartinės dalies pavadinimas yra naudingas.

Kita vertus, poraštėje turėtų būti puslapių numeriai, paskelbimo data ir kita reikalinga administracinė informacija. Atkreipkite dėmesį, kad kai kurie stiliaus vadovai turi specialias gaires antraštėms ir poraštėms .

Pradėkime nuo dokumento antraštės ir suteiksime jai unikalią išvaizdą.

Pasirinkite Įdėti , tada pasirinkite bet kurį Antraštė arba Poraštė iš grupės. Integruota galerija rodo kelias parinktis, kurias galite pasirinkti.

Antraštės ir poraštės vieta įterpiama į jūsų dokumentą su vietos rezervuaro tekstu arba lentele. The Antraštės ir poraštės įrankiai juostelėje atidaromas kitas formatavimo darbas, pvz., data, laikas ar paveikslėlis.

Įveskite tekstą ir pasirinkite Uždarykite antraštę ir poraštę .

Galite pradėti nuo tuščios antraštės ir poraštės. Jei turite dizaino įgūdžių, naudokite Antraštės ir poraštės įrankiai kurti savo. Įvaldykite antraštės ir poraštės erdvę, jei norite savo organizacijai sukurti pasirinktinius blankus. Viršuje galite naudoti prekės ženklo elementus, pvz., Įmonės ar organizacijos logotipus, o apačioje - tvarkingai suformuotas išnašas

Pabandykime pakeisti ir pakeisti vieną iš integruotų antraščių. Aš pasirinkau Vaikinas iš galerijos.

Galutinis vaizdas užtruko dvi minutes su paprastais teksto efektais ir piktograma, gauta iš „Microsoft Office“ piktogramų galerijos.

Antraštė ir poraštė yra vietoje. Bet kaip jūs žinote, kur esate dokumente? Įterpkite puslapių numerius kaip kitą svarbią nuorodą.

4. Pridėkite puslapių numerius

Puslapių numeriai geriausiai atrodo poraštėje (kitaip nei antraštėje, kaip aukščiau esančiame paveikslėlyje). Pagrindinį puslapio numerį galite pridėti iš Įterpti> Puslapio numeris mygtuką ant juostelės. Taip pat galite jį pridėti iš Dizainas skirtuką, kuris atsiranda pridėjus antraštę ir poraštę.

Jūs daug kontroliuojate puslapių numerius. Pasirinkite iš daugybės skaičių formatų ir pritaikykite juos savo poreikiams. Šiuo atveju numerį pridedame prie poraštės, tačiau galite įdėti juos viršuje ar net paraštėse. Šiame pavyzdyje puslapio numerį įdėjau apatiniame kairiajame kampe. Tačiau norėčiau pakeisti numatytąją išvaizdą ir formatą.

Pavyzdžiui: naudojant „X puslapį iš XXX“, ilgesnio dokumento rodiklis yra geresnis.

Pasirinkite puslapio numerį. Eiti į Įterpti> Greitos dalys . Išskleidžiamajame meniu pasirinkite Laukas . Lauko dialogo langą taip pat galite pasiekti skirtuke Antraštės ir poraštės dizainas.

Pasirinkite „NumPages“ iš ilgo laukų pavadinimų sąrašo. Dešinėje esančiame laukelyje galite pasirinkti konkretų formatą. Aš pasirinkau įprastą 1, 2, 3. Spustelėkite Gerai , ir bus rodomas puslapių skaičiaus skaičius. Dabar viskas, ką jums reikia padaryti, yra pridėti tekstą, pvz., X puslapį iš XXX, ir pakeisti skaičių išvaizdą įprastais teksto formato įrankiais, pasiekiamais skirtuke Pagrindinis.

Dabar tai atrodo taip:

Sukurkite išvaizdą bet kuriame dokumento puslapio numeryje, o „Word“ automatiškai atnaujina visus likusius. Puslapių numeriai yra labiausiai paplitę poraštės elementai, tačiau juose taip pat gali būti bet kokia kita informacija, pvz., Antraštė. Iš įterpimo grupės parinkčių prie antraštės ar poraštės galite pridėti datą ir laiką, dokumento informaciją, paveikslėlius ir dar daugiau.

Toliau pradedame formatuoti turinį.

Vizualus jūsų profesinės ataskaitos brėžinys pateikiamas kartu su turinio „pagražinimu“. Formatavimas taip pat yra esminis žingsnis, kad dokumentas gerai tekėtų. Taigi, jūs turite sutelkti daug energijos, kad pasirinktumėte tinkamą šriftą, pastraipų erdvę ir spalvas.

Nesijaudink. Net ir meniniams žmonėms ši dalis bus lengva, nes „Microsoft Word“ yra supakuota su numatytosiomis temomis ir vaizdiniais stiliais. Pradėkime nuo paprasčiausio dokumento elemento.

5. Pasirinkite ir suformuokite tinkamą šriftą

Tavo šrifto pasirinkimas profesionalioje „Word“ ataskaitoje lemia ne tik tai, kuo tekstas išsiskiria, bet ir kaip jis spausdinamas. Norite maksimalaus efekto abiejų.

Galite naudoti šriftą (t. Y. Vizualią šrifto išvaizdą) visam dokumentui arba tam tikroms dokumento dalims. Visus šriftų pasirinkimus galite rasti skirtuke Pagrindinis. Eiti į Pagrindinis> Šriftas .

Numatytasis „Microsoft Word 2016“ šriftas yra „Calibri“. Žiūrėkite toliau, nes turite daug kitų, iš kurių galite rinktis. Jei pasirinksite „Times New Roman“, galite būti laikomas tinginiu, jei pasirinksite „Windings“, na ... Manau, kad man to nereikia aiškinti. Taigi įsitikinkite, kad pasirinkote lengvai skaitomą ir ataskaitai tinkantį šriftą. Jei norite žaisti saugiai, pasirinkite vieną iš šių profesionaliai atrodantys „Google“ šriftai ; jie yra prieinami nemokamai.

Patarimas: „Baskerville“ ir „Georgia“ yra geros alternatyvos per daug naudojamam „Times New Roman“

Išbandykite skirtingą pagrindinio teksto ir antraščių (ir subpozicijų) šriftų poravimą. Kelios svetainės kaip FontJoy ir Tipas Vilkas padės eksperimentuoti su šriftų poromis. Tu gali atsisiųskite ir naudokite pasirinktinius šriftus taip pat. Tačiau nepamirškite nykščio taisyklės-niekada dokumente nenaudokite daugiau nei trijų skirtingų šriftų.

Norėdami gauti papildomos picos, pabandykite nuleiskite dangtelį, kad pagerintumėte tekstą .

6. Stiliaus pastraipos

Jei norite, kad eilutės būtų išdėstytos dvigubai arba viena po kitos, turite pakeisti pastraipų formatą. Keisdami tarpus, galite lengviau skaityti dokumentą arba susidaryti įspūdis, kad jis ilgesnis ir įdėjote daugiau darbo.

Norėdami pakeisti viso dokumento pastraipą, geriausia pasirinkti kiekvieną teksto bloką; kitaip, jei ataskaitoje naudojate antraštes, jos taip pat pasikeis. Kitas geresnis pasirinkimas yra tai, jei tinkinate konkretų stilių, kurį naudojate pastraipai formatuoti.

Norėdami tai padaryti, eikite į Namai > Stiliai . Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite stilių, kurį norite pakeisti, ir pasirinkite Keisti . Spustelėkite Formatas> pastraipa kuris yra dialogo lango apačioje. Dabar pakeiskite pastraipos tarpus, įtraukas ir lygiavimą. Spustelėkite Gerai kad uždarytumėte dialogus.

Kai norite pakeisti mažesnę dokumento dalį , pasirinkite tai, ką norite pakeisti. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite paryškintą tekstą ir pasirinkite Pastraipa . Bus rodomas tas pats dialogo langas, kaip nurodyta aukščiau.

7. Valdykite puslapio pertraukas

Puslapio lūžis - jau pats pavadinimas - padalija nepertraukiamą teksto bloką į du puslapius. Puslapių pertraukos yra svarbūs ilgų dokumentų struktūriniai elementai. „Word“ automatiškai įterpia puslapio pertrauką puslapio pabaigoje. Tačiau ilgame dokumente puslapių pertraukas galite įdėti ten, kur norite.

Norėdami įterpti rankinį puslapio lūžį, spustelėkite Įterpti> Puslapio lūžis. (Spartusis klavišas: CTRL + Enter)

Puslapio pertrauka atrodo taip, kai spustelite Rodyti Slėpti komandą Pastraipų grupė .

Bet ką daryti, jei norite, kad puslapyje ar stulpelyje būtų daugybė eilučių, o dėl puslapio pertraukos jų nebūtų atskirai? Išdėstymas priklauso nuo jūsų. Spustelėkite mažą rodyklę, kurią matote pastraipos grupės apatiniame dešiniajame kampe.

Viduje konors Pastraipos laukas, spustelėkite Eilučių ir puslapių lūžiai. Pasirinkite iš šių keturių puslapių puslapio parinkčių:

  • Našlė/našlaitė valdiklis puslapio viršuje arba apačioje pateikia mažiausiai dvi pastraipos eilutes.
  • Laikykitės kito apsaugo nuo pertraukų tarp pastraipų, kurias norite likti kartu.
  • Laikykite linijas kartu neleidžia puslapių pertraukoms pastraipų viduryje.
  • Puslapio pertrauka anksčiau prieš konkrečią pastraipą prideda puslapio pertrauką.

Mes taip pat parodėme kaip pašalinti puslapio lūžius kai butina.

8. Naudokite stilius ir temas

Stiliai ir temos yra galbūt dvi iš nepakankamai naudojamų „Microsoft Word“ funkcijų. Bet manau, kad turėtumėte juos naudoti kiekviena proga, kad sutaupytumėte daug laiko.

Bet kuo skiriasi tema nuo stiliaus? „Microsoft“ sako:

Temos suteikia greitą būdą pakeisti bendrą spalvą ir šriftus. Jei norite greitai pakeisti teksto formatavimą, „Word“ stiliai yra efektyviausi įrankiai.

Taigi, kadangi temos valdo bendrą išvaizdą su spalvomis, efektais ir šriftais - pirmiausia pradėkite nuo geros dokumento temos. Tada , naudokite stilius, kad įsigilintumėte į konkrečias dalis, kurių išvaizdą norite pakeisti.

Dėl Temos: Eikite į Dizainas skirtuką. Pasirinkite temą iš galerijos. Galite peržiūrėti spalvų derinio peržiūras.

Dėl Stiliai: Pasirinkite teksto dalį, kurią norite pakeisti. Eikite į Stiliai grupė ant Namai skirtuką. Galite peržiūrėti, kaip jie atrodo. Pasirinkite stilių, kuris tinka jūsų turiniui. Pavyzdžiui, pasirinkite antraštės stilių dokumento antraštėms. Arba tam tikras citatų stilius. Taip pat galite keisti esamą stilių ir kurti naujus stilius nuo nulio.

9. Subtitrai

Kiekvienai nuotraukai, diagramai ar iliustracijai reikia antraščių, kad tai būtų aiškiai aprašyta. Tai viena teksto eilutė, paprastai esanti po grafika. Subtitrai taip pat yra svarbi nuoroda, kai reikia juos paminėti kitoje vietoje. Daugelyje dokumentų nėra šios smulkmenos.

Lengva pridėti antraštę. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite iliustraciją, prie kurios norite pridėti antraštę. Pasirinkite Pridėti antraštę .

Dialogo lange pridėkite antraštės tekstą ir sukonfigūruokite likusias parinktis. Antraštes galima automatiškai nurodyti „Word“.

10. Naudokite greitas dalis

Profesionalūs dokumentai gali pasikartoti. Štai kodėl turėtumėte pradėti naudoti greitąsias dalis katilinės turiniui, kurį nuolat naudojate. Pavyzdžiui, tarkime, kad prie kiekvieno dokumento yra sutarties sąlyga. Arba šiek tiek įvadinės informacijos. Vietoj pakartotinio kopijavimo įklijuokite juos kaip greitas dalis ir vėl ir vėl naudokite.

Greitos dalys taip pat yra tipas statybinis blokas . Galite peržiūrėti visų daugkartinio naudojimo turinio blokų galeriją Statybinių blokų organizatorius .

Išsaugokite ir pakartotinai naudokite savo greitas dalis dviem veiksmais:

  1. Pasirinkite frazę, sakinį ar kitą dokumento dalį, kurią norite išsaugoti galerijoje.
  2. Eiti į Įterpti> Teksto grupė> Greitos dalys> Išsaugoti pasirinkimą greitosios dalies galerijoje . Jei norite, pakeiskite pavadinimą ir pridėkite aprašymą. Spustelėkite Gerai .

Taip pat lengvai galite pakartotinai naudoti išsaugotą turinio fragmentą.

Užveskite žymeklį ten, kur norite įterpti pasirinkimą iš greitųjų dalių galerijos. Eiti į Įterpti> Teksto grupė> Greitos dalys . Tada spustelėkite sakinį, frazę ar kitą išsaugotą pasirinkimą, kurį norite pakartotinai naudoti.

Greitųjų dalių meniu pastebėsite dar tris kategorijas.

Automatinis tekstas: „Word 2016“ išsaugojo seną Automatinis tekstas ypatybė. Jis veikia kaip greitosios dalys bet kokiam teksto blokui, kurį naudojate labai daug. Pavyzdys: Pastaba, kurią norite naudoti su kiekvienu dokumentu.

Dokumento ypatybė: Pastovių savybių rinkinys, kurį galite įtraukti į kiekvieną dokumentą. Pavyzdys: įmonės pavadinimas arba autorius.

Laukai: Tai iš anksto nustatyti elementai, kurie automatiškai atnaujinami. Pavyzdys: data, laikas, puslapių numeriai ir kt.

Atminkite, kad dokumento nuosavybės įrašuose kartais gali būti informacijos, kurios nenorėtumėte bendrinti su visais. Taigi atidžiai stebėkite šiuos laukus ir prireikus pašalinkite paslėptus asmens duomenis.

11. Papuoškite puslapio kraštinėmis

Puslapio kraštinės gerai atrodo ne tik skrajutėse ir kvietimuose. Jei viskas bus padaryta teisingai, jie gali pridėti dokumentą prie klasės. Juostelės meniu Dizainas galima rasti įvairių linijų stilių ir pločių bei meno briaunų.

Eiti į Dizainas> Puslapio kraštinės.

Viduje konors Sienos ir šešėliai dėžutę, naudokite Puslapio kraštas skirtuką, kad sukurtumėte kraštą.

Nustatymai savaime suprantami. Išbandykite „Shadow“ arba „3D“ su tinkamomis spalvomis, kad pridėtumėte subtilų, bet elegantišką rėmelį. Meno stiliai su iliustracijų kraštinėmis gali būti per daug neryškūs profesionaliems dokumentams.

Naudokite keturis kampo mygtukus Peržiūra langą, kad pasirinktumėte puslapio kraštus brėžti kraštus. Spustelėkite šiuos mygtukus, kad pašalintumėte arba pridėtumėte kraštus, kaip norite.

Užveskite žymeklį ant pirmojo dokumento puslapio, jei norite, kad kraštas būtų tik pirmame puslapyje. Taip pat skiltyje galite uždėti kraštines aplink tam tikrus puslapius. Įdėkite žymeklį į skyrių - pirmame tos sekcijos puslapyje arba kitame puslapyje.

Literatūra ir bendradarbiavimas

„Word“ ataskaita gali atrodyti kaip nevaldomas darbas. Tai tarsi milijono šieno krūvų sutvarkymas į tvarkingas mažas krūvas. Idėja yra tiksliai žinoti, kurioje kaminoje yra jūsų ieškomas kaištis. Šios funkcijos yra skirtos palengvinti.

1. Sukurkite indeksą

Rašant didelius dokumentus, pvz., Ataskaitą, kurioje yra daug informacijos, turinio puslapio gali nepakakti. An Indeksas turėtų būti rodomas dokumento pabaigoje, kartu su puslapių numeriais prie raktinių žodžių ir ataskaitos informacijos. Sukurkite rodyklę, kuri padėtų skaitytojui nurodyti teisingą informaciją tik su puslapio numeriu.

Padarykite indeksą, jei jūsų dokumentas turi daugiau nei 20 puslapių. „Microsoft Word 2016“ neleidžia procesui jūsų užvaldyti. Iš esmės jis susideda iš dviejų dalių:

  • Pasirinkite žodžius ar informaciją, kurią norite įtraukti į indeksą.
  • Padėkite rodyklę reikiamoje dokumento vietoje.

Galite slinkti baigtu dokumentu ir pažymėti žodžius ar frazes, kuriuos norite įtraukti į rodyklę, arba pažymėti juos eidami. Bet kuriuo atveju pasirinkite tekstą, kurį norite naudoti kaip rodyklės įrašą, arba spustelėkite ten, kur norite įterpti įrašą.

1. Spustelėkite Nuorodos > Mark Entry .

2. Redaguokite tekstą Pažymėti rodyklės įrašą dialogo langas. Taip pat galite pridėti poskyrį, kuriame toliau apibrėžiamas pagrindinis žodis, kurį naudojote indekse. Galite pridėti kelis lygius ir kiekvienas iš jų yra įtrauktas po pagrindiniu įrašu.

3. Pagal Galimybės , taip pat galite sukurti kryžminę nuorodą į kitą pagrindinį įrašą. Skaitytojas gali tai naudoti norėdamas nurodyti susijusią informaciją kitur tame pačiame dokumente.

4. Naudokite puslapio numerio formatą, kad nuspręstumėte, kaip rodomi puslapio numeriai rodyklėje.

kaip patikrinti savo dm „Instagram“ internete

5. Spustelėkite ženklas pažymėti rodyklės įrašą. Norėdami pažymėti šį tekstą visur, kur jis rodomas dokumente, spustelėkite Pažymėti visus .

6. Pakartokite procesą visiems žodžiams ir frazėms, kuriuos norite įtraukti į rodyklę.

Dabar sukūrėte savo indeksą. Įdėkite jį reikiamoje vietoje dokumento pabaigoje.

1. Spustelėkite puslapį, kuriame norite įterpti indeksą.

2. Spustelėkite Nuorodos> Įterpti indeksą .

3. Indeksas rodomas dialogo langas. Čia galite formatuoti teksto įrašus, puslapių numerius, skirtukus ir vedlio simbolius.

4. Iš skirtingų formatų sąraše pasirinkite išvaizdą ir patikrinkite langą Peržiūra dešinėje. Atminkite, kad peržiūros lange nerodomas tikrasis indeksas. Tai tik „simuliacija“, kaip tai atrodys.

5. Spustelėkite Gerai . Jūsų indeksas dabar paruoštas.

Kartais, įvedus jį į puslapį, gali reikėti pridėti daugiau įrašų prie rodyklės. Pažymėkite įrašą ir eikite į Nuorodos> Atnaujinti indeksą įtraukti naujus paminėjimus.

Taip pat pridėkite rodyklės antraštę, nes „Word“ to nedaro automatiškai.

2. Bibliografijų kūrimas

Jūsų dokumentas beveik baigtas. Dabar turite įskaityti visus kitus mokslinių tyrimų darbus ir idėjas, kurias nurodėte savo dokumente. Atėjo laikas bibliografijai.

Įmonės ataskaitai gali nereikėti bibliografijos, tačiau akademinis darbas nebaigtas be jos. Bibliografija yra vienas kruopščiausių darbų akademinėje ataskaitoje. Prieš sėsdami į bibliografijos rėmus, turite turėti visas citatas. Taip pat nuspręskite apie citavimo stilių (paprastai MLA, KĄ , arba Čikagos stiliaus ) pagal jūsų dalyko gaires.

Kurdami šį skyrių, nedvejodami pasinaudokite trečiųjų šalių citatų ir bibliografijos generatoriais.

Tačiau „Microsoft Word 2016“ turi visą įrankių rinkinį, kad šis procesas būtų kuo neskausmingesnis. Taigi, pereikite prie dokumento taško, kuriame norėtumėte įdėti bibliografiją. Gerai, jei norite įtraukti bent vieną citatą, tačiau net jei to neturite, „Word 2016“ leidžia naudoti vietos rezervavimo nuorodą ir vėliau užpildyti šaltinius.

Spustelėkite Literatūra> Bibliografija .

„Word“ siūlo keletą bibliografijos stilių, kurie skiriasi tik pavadinimų pavadinimais. Pasirinkite tinkamą stilių ir įterpkite citatas iš mygtuko Citatų ir bibliografijos grupė .

Bibliografijos įrankis turi keletą žingsnių. Trumpumo dėlei nukreipsiu jus į puikųjį „Microsoft Office“ pagalbos puslapis kuris yra žingsnis po žingsnio vadovas.

Kai kurie akademiniai darbai jūsų paprašys sukurti anotuotą bibliografiją . Tai išsamesnė bibliografijos versija su žurnalų, knygų, straipsnių ir kitų dokumentų citatų sąrašu, po kurio pateikiama trumpa pastraipa. Pastraipa yra šaltinio aprašymas ir tai, kaip jis palaiko jūsų darbą.

3. Kryžminės nuorodos

Norėdami padėti skaitytojui naršyti ilgą dokumentą, galite naudoti kryžminę nuorodą. Bet kuriuo dokumento tašku galite nurodyti skaitytojui grįžti prie antraštės, puslapio numerio, vaizdo, diagramos, išnašos, pabaigos užrašo ir pastraipos. Kryžminė nuoroda yra puikus būdas sujungti susijusią informaciją. Skaitytojas tiesiog turi spustelėti nuorodą, kad gautų tą informacijos fragmentą.

Štai kaip jūs pradedate:

1. Pasirinkite kryžminės nuorodos vietą ir įveskite tekstą, kuris apie tai pasakoja skaitytojui. Pavyzdžiui: „Ateities tendencijas žr. 3 diagramoje“.

2. Eikite į Įterpti> kryžminė nuoroda .

3. Į Nuorodos tipas laukelyje, spustelėkite išskleidžiamąjį sąrašą, kad pasirinktumėte, su kuo norite susieti.

4. Parinktys Įterpti nuorodą į išskleidžiamasis meniu pasikeis pagal jūsų pasirinkimą aukščiau.

5. Į Kuriam laukelyje, pereikite prie pasirinkimų ir pasakykite „Word“ tikslią nuorodos informaciją.

6. Patikrinkite Įterpti kaip hipersaito langelį sukurti nuorodą į nuorodos informaciją.

7. Spustelėkite Įdėti į dokumentą įtraukti kryžminę nuorodą.

Prisimeni, mūsų paminėtas antraštes? Galite naudoti kryžmines nuorodas į lygtis, paveikslėlius, diagramas ir lenteles, jei naudojote antraštes po jomis.

„Word“ negali sukurti kryžminės nuorodos į tai, ko nėra. „Word“ praneš jums apie šias klaidas ir automatiškai atnaujina kryžmines nuorodas, kai pakeičiate nuorodos elemento puslapio numerį ar tekstą.

4. Naudojant komentarus

Profesionali ataskaita gali būti vienišas darbas arba galite pasinaudoti komandos pagalba, kad parengtumėte pirmąjį projektą. Nuolankieji Komentuoti yra vienas iš nepakankamai naudojamų „Word“ dokumento įrankių. Jis rodomas kaip stačiakampis spalvotas balionas paraštėje arba peržiūros srityje.

Komentarus galite naudoti kaip mažus „lipdukus“ ar savarankiškus užrašus. Rašydami, redaguodami ir taisydami ataskaitą ar rankraštį palikite sau nedidelius užrašus. Būkite kūrybingi - pridėkite papildomų nuorodų į kitus išteklius, naudokite jas patarimams ir nuorodoms, susiekite su skirtingomis dokumento dalimis arba nustatykite atsiliepimo nuorodą skaitytojams. Ir kai baigsite, galite lengvai pašalinti visus „Word“ komentarus .

„Microsoft Word 2016“ taip pat yra patobulintas bendradarbiavimo rašymo įrankis. Komentarai vaidina didžiulį vaidmenį perduodant komandos atsiliepimus. Štai kaip veikia komentarų sistema ...

1. Pažymėkite tekstą, prie kurio norite pridėti komentarą, arba spustelėkite teksto bloko pabaigoje.

2. Eikite į Įterpti> Komentuoti . Įveskite savo komentarą laukelyje. Komentarai rodomi žymėjimo srityje dešinėje. Spausdinimo išdėstymo rodinys paprastai yra geriausias būdas pamatyti komentarus kartu su tekstu.

3. Eikite į Apžvalga skirtuką ir peržiūrėkite daugiau komentarų parinkčių. Šiame skirtuke taip pat rodomi visi valdikliai stebėkite pakeitimus ir komentarus bendradarbiavimo dokumente. Norėdami rodyti arba slėpti komentarus, naudokite žymėjimo parinktis. Pavyzdžiui: Nėra žymėjimo paslėps komentarus ir žymėjimo sritį dešinėje.

Užbaikite savo ataskaitą

Kai didžioji jūsų ataskaitos dalis bus baigta ir išsaugota, laikas baigti ataskaitą. Kai sakau baigti, neturiu omenyje korektūros. Tai taip pat reikėtų padaryti. Dabar turite imtis saugumo priemonių, kad apsaugotumėte ataskaitą nuo neteisėtų pakeitimų ir plagiato.

Šios saugumo priemonės suteiks papildomą jūsų elektroninio failo autentiškumo lygį prieš jį bendrinant.

Šis skyrius apims:

  • Parašai
  • Įdėkite vandens ženklus
  • Padarykite dokumentą „tik skaitomą“
  • Apsaugokite savo dokumentą slaptažodžiu
  • Spausdinkite dokumentą į PDF

1. Parašai

Prie ataskaitos galite pridėti asmeninio prisilietimo teksto parašą. Tačiau paprastam teksto parašui nereikia jokio autentifikavimo. Skaitmeninis parašas yra geresnis būdas apsaugoti dokumentą nuo neteisėtos prieigos. Skaitmeninis parašas patvirtina, kad dokumentas buvo iš pasirašiusiojo ir nebuvo jokiu būdu suklastotas.

Sukurkime parašo eilutę „Microsoft Word 2016“.

Dokumente užveskite žymeklį ten, kur norite sukurti parašo eilutę.

1. Eikite į Įdėti > Tekstas grupė > Parašo eilutė ir spustelėkite „Microsoft Office“ parašo linija .

2. Parašo sąranka rodomas dialogo langas. Užpildykite laukus, kaip nurodyta. Jei siunčiate dokumentą pasirašyti kitam asmeniui, jam skirtame laukelyje pridėkite nurodymus pasirašiusiajam ( Nurodymai signatarui ). Pasirašęs asmuo taip pat gali nurodyti pasirašymo tikslą, jei Leiskite pasirašiusiajam pridėti komentarus dialogo lange „Pasirašyti“ yra patikrinta.

3. Spustelėkite Gerai o dokumente dabar bus parašo vietos rezervavimo ženklas.

Įveskite parašą:

Kai reikia pasirašyti dokumentą skaitmeniniu parašu, eikite į parašo eilutę ir dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ją.

Būsite paraginti pasirašyti naudodami skaitmeninį ID. Jei to neturite, „Microsoft“ jums pasakys, kad turite jį gauti iš parašo paslaugų partnerio.

Jei neturite skaitmeninio ID, galite tiesiog įterpti parašo eilutės tekstinį vaizdą . Galite naudoti parašą arba atvaizdą, kuriam nereikia autentifikuoti.

2. Įterpkite vandens ženklus

„Microsoft Word“ vandens ženklas yra „netikras“, bet vis tiek naudingas vizualus dokumento būsenos rodiklis. Pvz., Galite naudoti vandens ženklą „Juodraščiai“, kad atskirtumėte jį nuo galutinės dokumento versijos. Arba naudokite vandens ženklą ir pasiūlykite dokumentui „Autorių teisės“ arba „Konfidencialu“.

Ženklas „Juodraštis“ yra labiausiai paplitęs. Tačiau „Microsoft Word“ suteikia jums keletą kitų vandens ženklų.

1. Eikite į Dizainas > Puslapio fonas ir pasirinkti Vandens ženklas . Vandens ženklo mygtukas bus įjungtas tik spausdinimo rodinyje.

2. Galerijoje galite pasirinkti paveikslėlį arba teksto vandens ženklą. Galimos tiek horizontalios, tiek įstrižos versijos. Dialogo lange pateikiamos visos galutinio vandens ženklo išvaizdos tinkinimo parinktys. Išbandykite skirtingus šriftus, maketus, dydžius ir spalvas.

3. Norėdami sukurti pasirinktinį vandens ženklą, teksto lauke galite įvesti savo tekstą.

4. Pasirinkite Gerai norėdami dokumentui pritaikyti vandens ženklą. „Word“ automatiškai taiko vandens ženklą kiekvienam puslapiui, išskyrus titulinį.

3. Padarykite dokumentus „tik skaitomus“

Skaitytojai neturėtų redaguoti profesionalios ataskaitos dėl savo pobūdžio. Dokumento konvertavimas į PDF yra vienas iš būdų. Tačiau „Microsoft Word“ taip pat galite taikyti dar keletą apribojimų ir užkirsti kelią atsitiktiniam bet kokio pobūdžio pakeitimui ar praleidimui.

Yra trys dokumento apsaugos būdai.

Pirma - padarykite savo dokumentą „tik skaitomą“.

Tai užtikrina, kad jūsų dokumentą galima tik skaityti arba kopijuoti. Tai netrukdys niekam kopijuoti failo ir keisti jo kopijos.

1. Eikite į Failas skirtuką> Informacija > Apsaugoti dokumentą > Pažymėti kaip galutinį.

2. Kai skaitytojai atidaro dokumentą, viršuje esanti juosta paragins skaitytojus laikyti šį dokumentą tik skaitomu. Tačiau jie gali spustelėti „Redaguoti bet kuriuo atveju“, kad atidarytų dokumentą redagavimo režimu.

Antra - apsaugokite savo dokumentą slaptažodžiu.

Apsaugokite savo dokumentą nuo nepageidaujamų pakeitimų naudodami slaptažodžio barjerą.

1. Pagal Apsaugoti dokumentą , pasirinkti Šifruoti naudojant slaptažodį . Įveskite slaptažodį ir spustelėkite Gerai .

2. Į Patvirtinti slaptažodį laukelyje, dar kartą įveskite slaptažodį, tada spustelėkite Gerai . Dokumentas bus atidarytas skaitytojui paprašius įvesti slaptažodį.

„Microsoft“ naudoja AES (išplėstinį šifravimo standartą), 128 bitų rakto ilgį, SHA1 (kriptografinio maišos algoritmą, kuris sukuria beveik unikalų 160 bitų raktą, pakeičiantį paprastą tekstą) ir CBC (šifravimo blokų grandinę), kad įsilaužėlis galėtų gerai -nusipelnęs galvos skausmas.

Trečia - apriboti redagavimą.

Ši valdymo funkcija padeda jums, kaip autoriui, nuspręsti, kurias dokumento dalis kiti gali redaguoti, o kurios bus užrakintos. Pagalvokite apie tai kaip apie atmušėją, kuris įleidžia VIP asmenis, bet kitaip užtveria paprastų žmonių duris.

1. Eikite į Apžvalga > Apriboti redagavimą .

2. Pagal Redagavimo apribojimai , patikrinti Leiskite tik tokio tipo redagavimą dokumente ir įsitikinkite, kad sąraše parašyta Jokių pakeitimų (tik skaityti) .

Jokių pakeitimų (tik skaityti) yra numatytasis apribojimo tipas. Jei norite nustatyti kitą dokumento apribojimo lygį, spustelėkite meniu ir pasirinkite iš Stebimi pakeitimai, Komentarai arba Formų užpildymas.

3. Norėdami atlaisvinti kai kurias skiltis nuo redagavimo blokados, pasirinkite redagavimo skyrius be apribojimų. Norėdami pasirinkti daugiau nei vieną sritį, spustelėkite CTRL pasirinkdami sritį naudodami pelę.

4. Galite patikrinti Visi skiltyje Riboti redagavimą esančiame skyriuje Išimtys (neprivaloma). Arba spustelėkite Daugiau vartotojų … Ir leiskite tik konkretiems vartotojams keisti skyrius. Leidžiamos sritys bus pažymėtos laužtiniais skliaustais.

5. Spustelėkite Taip, pradėkite vykdyti apsaugą .

Dabar įveskite unikalų slaptažodį atidarytame laukelyje. Norėdami patvirtinti, turite jį įvesti dar kartą.

Slaptažodis yra neprivalomas. Bet tai užtikrina, kad niekas negali tiesiog spustelėti Sustabdyti apsaugą ir redaguoti dokumentą. Jei vis dar esate paranojikas, eikite į priekį ir užšifruokite „Microsoft Word“ dokumentą, kaip tai darėme atlikdami antrą procesą aukščiau.

4. Atspausdinkite ataskaitą į PDF

Nešiojamojo dokumento formatas turi daug privalumų. Ne mažiau svarbu yra jo kelių platformų suderinamumas visuose kompiuteriuose. Jūsų dokumentas paruoštas ir dabar turite jį bendrinti arba išsiųsti, kad būtų atspausdintas. Daugelyje profesionalių ataskaitų, pavyzdžiui, teisinio dokumento, reikia išlaikyti numatytą formatą.

Išsaugokite arba konvertuokite kopiją į PDF. „Microsoft Word 2016“ nereikia jokių trečiųjų šalių priedų.

Eiti į Failas > Eksportuoti > Sukurkite PDF/XPS .

Atminkite, kad jūsų „Word“ dokumente gali būti neskelbtinos informacijos, kurios nenorite įtraukti į PDF. Prieš paskelbdami PDF, pašalinkite jį. Viduje konors Skelbti kaip PDF arba XPS langas, pasirinkite Galimybės . Tada pasirinkite Dokumentas ir aišku Dokumento ypatybės . Nustatykite kitas norimas parinktis ir pasirinkite Gerai .

Eikite į vietą, kurioje norite išsaugoti failą, ir spustelėkite Paskelbti .

Kitas žingsnis...

Esate netoli finišo linijos. Ataskaita paruošta skaitytojams. Bet liko paskutinis darbas.

Pavartykite puslapius ir (dar kartą) įsitikinkite, kad jūsų pranešimas yra patogus skaitytojui. Kreipkitės į tai skaitytojo akimis. Ar sutvarkėte savo mintis ir įtikinamai parašėte? Ar informacija gerai dera su diagramomis ir iliustracijomis? Ar jie gali greitai peržiūrėti ir rasti informaciją? Ar tekstas skaitomas? Pasinaudokite skaitymo balu, kad įvertintumėte savo dokumentų skaitymo lygį kaip paskutinį žingsnį.

Taip pat galbūt pastebėjote, kad neapėmėme kai kurių „Microsoft Word“ aspektų. Pavyzdžiui, „Microsoft Word“ lentelės yra svarbi duomenų rodymo priemonė. Arba sąrašų galia informacijos valdyme.

„Microsoft Word“ yra daugiau nei ketvirtadalio amžiaus senas ir turi daug funkcijų. „MakeUseOf“ padengėme kiekvieną šio žvėries kampelį. Taigi, naudokitės mūsų ištekliais ir sužinokite daugiau apie šią programinę įrangą nemokamai. Kiekvienas nauja „Microsoft Word“ funkcija išmoktas palengvins jūsų gyvenimą.

Padarykite savo ataskaitą blizgančią

Kaip sakė autorė Nathaniel Hawthorne,

Lengvas skaitymas yra velniškai sunkus rašymas

Ar tai netinka ir profesionalių ataskaitų rašymui? Galų gale, jei yra pasirinkimas, niekas gali nenorėti jo skaityti. Verslo ataskaitos rašymas ir naudojimasis juo bendraujant yra du skirtingi dalykai. „Microsoft Word“ yra tik įrankis - tai jūsų darbas.

Kai kurių alternatyvų ieškokite geriausi internetiniai teksto redaktoriai . O jei reikia daugiau pagalbos profesionaliam rašymui, pažiūrėkite kaip atsiprašyti el. laiške ir tai reikšti .

Kokia yra geriausia praktika rašant profesionalias verslo ataskaitas? Pasakykite mums komentaruose.

Dalintis Dalintis „Tweet“ Paštu Ar verta atnaujinti į „Windows 11“?

„Windows“ buvo pertvarkytas. Bet ar to pakanka norint įtikinti jus pereiti nuo „Windows 10“ prie „Windows 11“?

Skaityti toliau Susijusios temos
  • Produktyvumas
  • Microsoft word
  • Ilga forma
  • „Longform“ vadovas
Apie autorių Saikat Basu(Paskelbti 1542 straipsniai)

Saikatas Basu yra interneto, „Windows“ ir produktyvumo redaktoriaus pavaduotojas. Pašalinęs MBA nešvarumus ir dešimt metų trukusią rinkodaros karjerą, jis dabar aistringai padeda kitiems tobulinti savo pasakojimo įgūdžius. Jis ieško trūkstamo Oksfordo kablelio ir nekenčia blogų ekrano kopijų. Tačiau fotografijos, „Photoshop“ ir produktyvumo idėjos ramina jo sielą.

Daugiau iš Saikat Basu

Prenumeruokite mūsų naujienlaiškį

Prisijunkite prie mūsų naujienlaiškio, kad gautumėte techninių patarimų, apžvalgų, nemokamų el. Knygų ir išskirtinių pasiūlymų!

Norėdami užsiprenumeruoti, spustelėkite čia